Hvordan du bør tenke rundt møterom på kontoret

Her deler Kristoffer Nord, ekspert på møteteknologi i Avoki, sine observasjoner og tips til hvordan du kan tenke rundt møterom på kontoret.

Kristoffer Nord ser et tydelig mønster blant kundene sine: kontorarealene omdisponeres, og mer møteteknologi installeres for å muliggjøre en helt sømløs arbeidshverdag – både fra kontoret og på distanse.

Møteromsteknologi i mange flere rom

Hybridmøter, som kombinerer deltakelse fra et fysisk møterom på kontoret med deltakere på distanse, blir den nye normalen. Hvis kontoret skal fylle rollen som en kreativ møteplass som styrker samarbeid, må enkel møteteknologi installeres i nesten alle rom for å gi den fleksibiliteten arbeidet krever. Å møtes virtuelt, fysisk eller i hybridformat bør være like enkelt og smidig.

Type møteteknologi i ulike rom

Tenk gjennom hvilken type møteteknologi som trengs i ulike typer møterom. Kombiner mer avansert teknologi med enklere utstyr slik at alle typer møter – både interne og eksterne – kan gjennomføres, samtidig som det sikrer at du kan koble deg til ulike møteplattformer.

Et annet viktig aspekt er sikkerhetsnivået. For mange møter fungerer skybaserte løsninger godt, men for mer sensitive møter kan det være behov for et høyere beskyttelsesnivå. Da må alternative løsninger være tilgjengelige.

Intelligent møteromsteknologi

Legg litt ekstra innsats i mer intelligente systemer med egen oppkobling som gjør det enkelt for brukeren å gjøre det riktige. Det gir stabilitet i hvert møte og gjør det også mulig med proaktivt vedlikehold. Resultatet er mindre behov for support, spart arbeidstid og langt mindre frustrasjon. Teknologien finnes allerede og den avlaster i hvert eneste møte.

Studio for mer profesjonell kommunikasjon

Å møtes og dele kunnskap gjennom webinarer har blitt langt vanligere etter pandemien. Mange har også innført egne «nyhetssendinger» til ansatte som en ny måte å drive internkommunikasjon på. Vi ser et økende behov for å kunne sende profesjonelt og samtidig utnytte avansert teknologi som stadig blir mer tilgjengelig prismessig.

Vurder derfor å sette av et område der du kan bygge et eget studio - enkelt eller mer avansert, stort eller lite, avhengig av behov. Et slikt rom vil bli brukt ofte, også til kundemøter.

Teknologi for kommunikasjon utvikler seg litt som sceneteknologi i teater: Når lyset, lyden og kameraene er riktig satt opp, forsvinner teknikken i bakgrunnen - og budskapet får hovedrollen. Det er der de virkelig gode digitale møtene oppstår.

Forstå teknologien - hvilken passer best for deg?

Å forstå hvorfor alle plattformer, som Microsoft Teams, Google Meet, Zoom og Webex, har sertifisert tilbehør, er avgjørende for å eliminere det svakeste leddet i deres digitale møter. På kontoret gjøres dette best ved å investere i egnede kontorløsninger som Zoom Rooms, Teams Rooms (MTR) eller mer fleksible, plattformuavhengige løsninger som Cisco Rooms.

Teknologi oppfører seg litt som et økosystem. Når komponentene er designet for å fungere sammen, forsvinner mye av friksjonen som ellers oppstår i møter - det lille ekkoet i lyden, kameraet som ikke samarbeider, eller skjermdelingen som hakker. Sertifisert utstyr er i praksis en måte å sikre at hele systemet spiller på lag.

Sikre skalerbarhet for å møte behovet

Videomøter har eksistert en stund allerede, men vi ser fortsatt bare begynnelsen av bruken. Etter hvert som flere møter som tidligere ble holdt fysisk, flyttes over til digitale møter (videomøter) eller hybride møter, vil kravene og forventningene til både sikkerhet og kvalitet øke ytterligere. Lyd og bilde vil være avgjørende. Derfor er det viktig å sikre skalerbarhet i teknologien man tar i bruk. Dette gjøres enklest og best ved å ha en tydelig fremtidsvisjon for hvordan man ønsker at alt skal fungere – uten å la økonomi eller dagens digitale begrensninger styre tankegangen.

Les mer om våre løsninger for videomøter og møteromsteknologi.