En reise 
– fra fragmenterte propertiære løsninger til en helhetlig plattform

 

For 10–20 år siden var det fullt forståelig at mange advokatselskaper valgte egne dokumentbehandlingssystemer kombinert med ERP-løsninger. Den gangen fremsto Microsoft som en lukket og lite fleksibel aktør. SharePoint ble hovedsakelig brukt som en statisk dokumentlagringsløsning, og Microsofts systemer var vanskelig å konfigurere til en advokat sin hverdag. Samtidig leverte spesialiserte dokumentbehandlingsleverandører og ERP leverandører funksjonalitet som var spesialdesignet for advokatbransjen, eksempelvis samhandling og revisjonshistorikk – og som fungerte godt, for sin tid.

 

Men teknologien har utviklet seg. Og det har også Microsoft.

Med Satya Nadella som CEO fra 2014 endret Microsoft strategi. Fra "Windows-first" til en helhetlig visjon om "Any developer, any app, any platform" (Microsoft Build 2015). Selskapet åpnet sine plattformer, investerte i utviklerverktøy og satset tungt på skyteknologi og åpne API-er. Visual Studio Code ble lansert som åpen kildekode, GitHub ble kjøpt opp, og Linux fikk fullverdig støtte i Azure. I dag kjører over 60 % av virtuelle maskiner i Azure på Linux (ZDNet, 2021).

 

Denne transformasjonen er ikke bare teknologisk – den er kulturell og strategisk. Og den har direkte betydning for hvordan også advokatselskaper bør tenke når de vurderer fremtidig IT-plattform.

Best-of-breed vs. Microsoft-plattform 
– en strategisk vurdering

En "best-of-breed"-strategi handler om å velge det som anses som "best" innen hvert fagområde eller funksjonsrolle. I teorien høres dette ut som en optimal tilnærming – spesialiserte løsninger, høy funksjonsdybde, tilpasset hver enkelt faggruppe eller funksjonsrolle.

Men i praksis oppstår utfordringer:

 

• Integrasjoner må utvikles selv eller av leverandør, vedlikeholdes og testes kontinuerlig.

• Brukerne må forholde seg til flere ulike brukergrensesnitt, innlogginger og arbeidsmåter.
•  Funksjoner og prosesser spres på tvers av siloer – data og innsikt går tapt.
•  Lisenskostnadene blir høye med "license-stacking", med mange systemer, leverandører og egne supportavtaler.
• IT-avdelinger kan oppleves som flaskehalser for utvikling, oppdatering og support pga manglende kapasitet til å ivareta behov og ønsker
  
  
  
  

Erfaringer viser at selskaper som velger "best-of-breed" ender opp med:

• Fragmenterte løsninger uten helhetlig brukeropplevelse
• Dobbeltarbeid og forvirring rundt dokumentversjoner
• Lite og dyr videreutvikling.
• Uoversiktlig lisensstruktur og høye utviklings- og supportkostnader

Microsofts åpne plattform og kostnadseffektivitet
– en ny verden åpnet seg

Microsoft 365 tilbyr en helhetlig plattform der applikasjoner og data henger naturlig sammen. Gjennom Microsoft Graph API og Power Platform kan organisasjoner skreddersy arbeidsflyt, dataflyt og brukeropplevelse uten tung tilpassing eller høye kostnader.

 

Microsoft 365 er langt mer enn bare e-post og dokumentbehandling. Det er en komplett forretningsplattform der applikasjonene er standard integrert:

 

• ·       Outlook for e-post og kalender
• ·       Teams for møter, chat og samhandling
• ·       SharePoint og OneDrive for dokumentlagring og versjonskontroll
• ·       Word, Excel og PowerPoint for dokumentproduksjon
• Disse applikasjonene jobber sømløst sammen:
• ·       Filer kan deles, redigeres og lagres direkte i Teams eller Outlook.
• ·       Dokumenter lagret i OneDrive eller SharePoint er tilgjengelige i Word og Excel.
  
  

·       Kalender og møteinnkallinger fra Outlook er automatisk synlig i Teams.

Resultatet er en arbeidsflate der alle ansatte jobber på samme plattform, med felles standarder, sikkerhet og tilgangsstyring – og der det tekniske henger sammen uten tilpasninger.

Dynamics 365 
– virksomhetsplattform med innebygget CRM

Dynamics 365 er Microsofts skybaserte forretningsplattform som tilbyr moduler for:

• ·       Kundeoppfølging (CRM)
• ·       Økonomistyring (ERP)
• ·       Salg og markedsføring
• ·       Prosjektstyring
•    CRM-funksjonene gir blant annet:
• ·       Segmentering av kunder og kontakter
• ·       Oppfølging av leads og forretningsmuligheter
• ·       Aktivitetslogg, e-postsporing og oppgavehåndtering
• ·       Dashboards og rapporter
  
  

Dynamics 365 er en fleksibel plattform som både dekker generelle forretningsbehov og kan tilpasses juridiske prosesser – og som Legal 365 bygger direkte på.

Legal 365 
– bygget for advokater, på Microsoft-plattformen

Legal 365 samler det advokaten trenger i én løsning. Løsningen er basert på Dynamics 365 og SharePoint som grunnplattform og kjører i kundens egen Microsoft 365-tenant.

Fordelene inkluderer:

• ·          Full kontroll over data og tilgang
• ·          Ingen avansert databehandleravtale – kunden eier løsningen og dataene selv
• ·          Én løsning for hele arbeidsflyten: fra klientkontakt og dokumenthåndtering til timeføring og rapportering
• ·          Sømløs bruk i Teams, Outlook, Word og nettleser
• ·         Redusere antall systemer
• ·          Kutte lisenskostnader (PDF-verktøy, CRM, e-signering, AML-verktøy m.m.)
• ·         Unngår større utviklingskostnader
• ·          Redusere behovet for intern og ekstern IT-support og opplæring
  
  
  

Legal 365 erstatter mange separate systemer:

• ·       Dokumentarkiv (iManage, NetDocuments, og lignende)
• ·       CRM
• ·       ERP
• ·       E-signering
• ·       AML/KYC-verktøy
• ·       Timeføring (Macanomy, Visma, Xledger, og lignende)
• ·       Telefoniintegrasjon
• ·       PDF-verktøy (Adobe Pro)
  
  

I de neste kapitlene går mer i dybden på funksjonsområdene.

 Dokumenthåndtering
– ett dokument uansett applikasjon

En av de største fordelene med Legal 365 er at man kan jobbe med det samme dokumentet fra mange forskjellige applikasjoner, samtidig og flere samtidig. Uansett hvor du jobber fra er dokumentet automatisk lagret i Sharepoint. Du kan starte på et dokument fra Legal 365, men du kan også åpne og/eller jobbe videre på det direkte fra:

• ·       Word
• ·       Outlook
• ·       Teams
• ·       SharePoint
• ·       OneDrive/Filutforsker
• ·       Legal 365
  
  

Og det er fortsatt det ene og samme dokument. Du kan åpne, redigere og lagre dokumentet direkte fra den applikasjon du ønsker – uten å laste ned, lagre manuelt eller sende per e-post. Dette gir:

• ·       Mindre feil
• ·       Mindre dobbeltlagring
• ·       Mindre versjonsforvirring
  
  

Med støtte for samtidig redigering, deling av dokumenter internt og eksternt, full versjonskontroll og automatisk synkronisering – også offline – får brukerne en moderne og effektiv dokumentopplevelse.

 Automatisk e-postsporing

E-posthåndtering er en stor utfordring i mange advokatfirmaer. Legal 365 har derfor innebygd automatisk e-postsporing som:

• ·       Et-klikk knytte e-poster til sak
• ·       Oppretter mapper automatisk for inn- og utgående e-post
• ·       Lagrer vedlegg som egne dokumenter
• ·       Sørger for at e-posttråder og historikk blir tilgjengelig for hele teamet

Dette reduserer risiko for at viktig korrespondanse går tapt og sikrer komplett sakshistorikk.

 

CRM-funksjonalitet 
– styr relasjonene direkte i Legal 365

Siden Legal 365 bygger på Dynamics 365, får man et kraftig CRM-verktøy inkludert. Dette muliggjør:

• ·       Segmentering av klienter og prospekter
• ·       Utsendelser av nyhetsbrev og invitasjoner, segmentert på klient
• ·       Relasjonskartlegging mellom personer og selskaper
• ·       Historikk og 360-graders kundebilde
• ·       Oppfølging av henvendelser og forretningsmuligheter

 

Telefoni integrasjon og automatisk timeføring

Med integrasjon mot Telenor eller Unifon kan Legal 365:

• ·       Vise klientens navn ved innkommende anrop
• ·       Automatisk føre tid brukt på samtaler
• ·       Registrere samtalelogg for etterregistrering
• ·       Starte samtaler direkte fra kontaktkort
• Dette gir bedre oversikt, mindre administrasjon og høyere faktureringsgrad.

 

AI og Copilot
– med juridisk presisjon

Microsoft har annonsert at de vil investert over 80 milliarder USD i AI-infrastruktur bare i 2025, så vi har nok bare sett toppen av isfjellet til nå. Legal 365 har derfor besluttet å benytte Copilot som sitt primær løsning, og vi har del inn vår AI-satsningen i tre lag:

• 1.      Microsoft 365 Copilot – Egne AI'er/Copilot'er i Word, Excel, Outlook og Teams. Basisløsninger for alle som ønsker å jobbe effektivt Microsoft 365.
• 2.     Legal 365 Copilot – juridiske agenter med tilgang til relevant data i rett kontekst (sak, fagområde og kunnskapsarkiv).

Dette gir kontroll, relevans og sikkerhet – og utnytter AI uten å sende data utenfor plattformen. Men siden Legal 365 har et fullstendig API til alle deler av systemet, også dokumentene i Sharepoint, så er det enkelt å koble Legal 365 til eksterne løsninger som ERP, KYC, e-signering etc., da også andre AI-systemer;

• 3.     Legal 365 AI-Connector – et API for integrasjon til eksterne AI-løsninger (som for eksempel Saga, Newcode, Hello AI eller Legora).

 

Sikkerhet i Microsoft 365 
– kontroll, fleksibilitet og trygghet

Microsoft 365 er ikke bare et økosystem av applikasjoner – det er også en av verdens mest omfattende og avanserte sikkerhetsplattformer. Microsofts Secure Future Initiative (SFI) er beskrevet som det største cybersikkerhetsprosjektet i selskapets historie. I april 2025 publiserte Microsoft en fremdriftsrapport som bekrefter at dette er en flereårig satsing med mål om å forbedre sikkerheten for både Microsoft selv, kundene og bransjen generelt. Microsoft bruker flere milliarder dollar hvert år på sikkerhet – og har mer enn 8 500 ansatte som jobber dedikert med cybersikkerhet.

 

Noen av de viktigste sikkerhetsfordelene inkluderer:

• ·       Avansert identitets- og tilgangsstyring med Azure Active Directory
• ·       Datakryptering i lagringsmedie og overføring som standard
• ·       Sikkerhetsovervåking i sanntid gjennom Microsoft Defender og Sentinel
• ·       Automatisk AI basert trusseldeteksjon og respons basert på 65+ billioner signaler som analyseres daglig
• For juridiske virksomheter er det spesielt verdifullt at:
• ·       Alle data lagres og behandles i egne Microsoft 365-tenants, under kundens kontroll
• ·       Tilgangsstyring administreres i Microsoft Entra basert på Entra sikkerhetsgrupper, både til saker, dokumenter og funksjoner i Legal 365
• ·       Ekstern revisjon, logging og overvåking av all aktivitet kan aktiveres uten ekstra systemer
• Sikkerheten kan ivaretas på flere ulike måter:
• ·       Av egen IT-avdeling, som har tilgang til hele sikkerhetsoppsettet i Microsoft 365.
• ·       Via tredjepartsleverandør (MSP eller sikkerhetspartner) med delegert administrasjon.
• ·       Som SaaS-tjeneste fra Avoki, der vi tilbyr:

o   Endpoint Management

§  Sikre alle enheter, inkludert PC-er, telefoner og nettbrett.

o   Phishing-beskyttelse og angrepssimulering for ansatte.

o   Nettverks-overvåkning og katastrofehåndteringsplaner.

o   Disaster Recovery

§  Gjenoppretting av data etter angrep.

o   Sårbarhetsovervåkning og jevnlige penetrasjonstester

 

Dette gir full fleksibilitet og skalerbare løsninger – og gjør det mulig å oppfylle både regulatoriske krav, klienters forventninger og egne standarder.

 Når teknologien endrer seg, bør strategien også gjøre det

 

Mange advokatselskaper opplever teknologisk utmattelse:

• ·       For mange systemer
• ·       For mange integrasjoner
• ·       For lite eierskap
  
  

 

Men også risikoen ved å stå stille er stor:

• ·       Fragmentert informasjon og svakere beslutningsgrunnlag
• ·       Høyere sikkerhetsrisiko
• ·       Lavere brukertilfredshet og dårligere kundeopplevelse

 

Microsoft har utviklet seg. I dag er det en åpen, integrert, sikker og fremtidsrettet plattform. Legal 365 bygger videre på denne – og gir advokatselskaper mulighet til å jobbe smartere, tryggere og mer lønnsomt.

Det er på tide å se Microsoft med nye øyne – og legge igjen gamle fordommer sammen med gamle systemer.