Hva er egentlig med i en printavtale – og hva bør du passe på at er med?
Et printavtale som ser bra ut på papiret kan i praksis bli en dyr affære. Mange IT-sjefer og innkjøpsansvarlige oppdager først de skjulte kostnadene når toner eller support begynner å faktureres separat. Her er en komplett sjekkliste for hva et moderne printavtale bør inneholde – og hvordan du unngår de vanligste fallgruvene.
-
Hva pleier å inngå i en tradisjonell printavtale?
- Mange leverandører selger inn sine tjenester med lav inngangspris, men lar viktige deler stå utenfor:
- Maskinvare: Ofte en multifunksjonsskriver
- Installasjon: Grunnleggende levering og oppkobling
- Support: Reaktiv service ved maskinfeil
- Toner: Noen ganger inkludert – men ofte med begrensninger
Vanlig problem: Alt utenfor "minimalt vedlikehold" blir tilleggskostnader – sikkerhet, reservedeler og proaktiv support ekskluderes.
2. Vanlige fallgruver – hva som ofte ikke er inkludert
Unngå uventede utgifter ved å kjenne til disse typiske manglene i tradisjonelle avtaler:
- Toner og forbruksmateriell faktureres separat
- Reservedeler er ikke inkludert
- Lange responstider → driftsstans og tapt produktivitet
- Ingen proaktiv service – kun reparasjon etter feil
- Sikkerhet mangler helt, til tross for GDPR-krav
3. Hva burde inngå i en moderne printavtale?
- Alt-i-ett-tjeneste: Maskinvare, toner, reservedeler, service, installasjon
- Fast månedskostnad: Ingen risiko for ekstraregninger
- Proaktiv overvåking: Fikser problemer før du merker dem
- Sikkerhetspakke: Kryptering, autentisering, sletting av utskrifter
- Skalerbarhet: Justeres etter deres behov
- Miljøansvar: Energieffektive skrivere, resirkulering, lavt klimaavtrykk
