Slik bruker du Microsoft Teams smartere
- 6 funksjoner som gjør arbeidsdagen lettere

Du skal til å finne et dokument fra et møte forrige uke.
Du vet at det ble delt i Microsoft Teams.

Men hvor?
Var det i en chat? En kanal? Eller i møtets samtaletråd?

Etter noen minutter med leting begynner frustrasjonen å snike seg inn. Og du er ikke alene.

Mange selskaper bruker Microsoft Teams hver eneste dag – men langt fra alle bruker verktøyet på en måte som faktisk gjør arbeidshverdagen enklere.

Når kanaler, chatter og dokumenter brukes litt tilfeldig, blir Teams fort uoversiktlig. Med riktig struktur kan Teams derimot bli en sentral arbeidsflate hvor kommunikasjonen blir tydeligere og informasjonen lettere å finne.

I denne artikkelen går vi gjennom noen av de viktigste funksjonene i Teams - og hvordan du kan bruke dem smartere.

Kortversjon – slik bruker du Microsoft Teams mer effektivt

Vil du raskt forbedre hvordan dere jobber i Microsoft Teams?
Start med disse prinsippene:

• bruk kanaler for informasjon flere i teamet trenger tilgang til
• bruk chatter for raske spørsmål mellom noen få personer
• planlegg oppgaver i Planner
• samarbeid i dokumenter direkte i Teams
• samle møteinformasjon i møtetråder

Små endringer i hvordan dere bruker Teams kan gjøre en stor forskjell i arbeidshverdagen.

Hva brukes Microsoft Teams til?

Microsoft Teams er mer enn et verktøy for videomøter. Plattformen samler flere deler av arbeidshverdagen i ett og samme system:

• chat og kommunikasjon
• videomøter
• dokumenthåndtering
• oppgavehåndtering
• prosjektarbeid

Når Teams brukes riktig, blir det en felles arbeidsflate der informasjon, dokumenter og dialog finnes på samme sted.

Når bør du bruke kanaler i Microsoft Teams?

Kanaler er grunnmuren i Microsoft Teams.

En kanal fungerer som en åpen arbeidsflate der informasjon deles med en gruppe mennesker – for eksempel en avdeling, et prosjekt eller et team.

Fordelen med kanaler er at kommunikasjonen blir transparent. Alle i teamet kan følge diskusjoner, finne tidligere beslutninger og få tilgang til dokumenter som deles.

Det gjør at informasjon ikke blir liggende hos enkeltpersoner.

Kanaler passer best når:

• flere personer trenger tilgang til informasjonen
• dere jobber sammen i et prosjekt
• dokumenter skal deles og lagres sentralt
• dere ønsker å kunne gå tilbake og se tidligere diskusjoner
  
  

Når bør du bruke chat i Microsoft Teams?

Chat er perfekt for rask og direkte kommunikasjon mellom to eller flere personer.

Her kan du stille spørsmål, dele filer eller få raske svar uten å måtte booke et møte. Forskjellen fra kanaler er at chatter er mer private og ikke like synlige for resten av teamet.

Chat passer best når:

• du trenger et raskt svar
• kommunikasjonen bare gjelder noen få personer
• det handler om korte dialoger eller avklaringer

Hvis diskusjonen derimot påvirker flere i teamet, kan det være bedre å flytte den til en kanal slik at flere får tilgang til informasjonen.

Kanal eller chat - hva er forskjellen?

Dette er et av de vanligste spørsmålene når organisasjoner begynner å jobbe mer strukturert i Microsoft Teams.

En enkel tommelfingerregel er:
Bruk "kanal" når informasjonen er relevant for flere enn to personer – eller når den kan være nyttig å finne igjen senere.
Bruk chat når det gjelder raske spørsmål mellom noen få personer.

Når team følger dette prinsippet, blir Teams ofte langt mer oversiktlig.

Planlegg oppgaver i Microsoft Teams med Planner

Planner er et enkelt, men kraftig verktøy for å planlegge og følge opp arbeid direkte i Teams.

Her kan dere opprette oppgaver, fordele ansvar og følge status i et prosjekt.

Hver oppgave kan ha:

• ansvarlig person
• forfallsdato
• sjekkliste
• kommentarer og vedlegg

Det gjør at alle i teamet kan se hva som skal gjøres, hvem som har ansvar, og hvor langt arbeidet har kommet.

Planner passer spesielt godt for prosjekter, kampanjer eller arbeidsflows der flere personer samarbeider.

Samarbeid i dokumenter direkte i Microsoft Teams

Når du deler dokumenter i Teams, lagres de i SharePoint eller OneDrive.
Det betyr at flere personer kan jobbe i det samme dokumentet samtidig.

Dere slipper ulike versjoner av filer og lange e-posttråder med vedlegg. I stedet kan dere:

• redigere dokumenter samtidig
• se hvem som har gjort endringer
• kommentere direkte i dokumentet
• alltid jobbe i den nyeste versjonen

Det gjør samarbeidet både raskere og mer strukturert.

Teams-møter - mer enn bare videomøter

De fleste bruker Teams til videomøter. Men funksjonene er langt flere enn det.

Du kan for eksempel:

• ta opp møter
• dele skjerm eller presentasjon
• bruke møtenotater
• fortsette diskusjonen i møtets chat

Det gjør at beslutninger og informasjon fra møtet blir tilgjengelig også i etterkant.

For dem som ikke kunne delta, er det enkelt å se opptaket senere.

Vanlige feil i Microsoft Teams

Mange organisasjoner gjør de samme feilene når de begynner å bruke Teams.

Vanlige eksempler er:

• for mange private chatter
• utydelig kanalstruktur
• dokumenter lagres flere steder
• møteinformasjon spres i ulike samtaler