Hur du ska tänka kring mötesrum på kontoret

Här delar Kristoffer Nord, expert på Mötesteknik på Avoki (tidigare Office Management) sina spaningar och tips på hur du kan tänka kring mötesrum på kontoret.

Kristoffer Nord ser ett tydligt mönster bland sina kunder; kontorsytorna disponeras om, och mera mötesteknik installeras för att möjliggöra ett helt sömlöst arbetssätt från kontoret och på distans.

Mötesteknik i många fler rum

Hybridmöten som kombinerar uppkoppling från det fysiska mötesrummet på kontoret med deltagare på distans blir det nya normala. Om kontoret ska fylla sin funktion som kreativ mötesplats som stärker samarbetet, då måste enkel mötesteknik installeras i nästintill alla rum för att ge den flexibilitet som arbetet kräver. Att mötas virtuellt, fysiskt eller i hybrid skall vara lika smidigt.

Passar det att lägga alla ägg i samma korg?

Tänk igenom vilken typ av mötesteknik som behövs i olika typer av mötesrum. Kombinera mer avancerad teknik med enklare utrustning så alla typer av möten (internt och externt) kan hanteras, och som säkerställer att du kan koppla upp dig mot olika mötesplattformar. En annan aspekt är säkerhetsnivån. För många möten fungerar molnbaserade lösningar, men för vissa mer känsliga möten krävs ett högre skydd. Då måste alternativ finnas. 

Minska beroendet och satsa på intelligens som förenklar

Lägg lite krut på mer intelligenta system med egen uppkoppling som gör det enkelt för användaren att göra rätt. Det ger stabilitet i varje samtal och möjliggör också proaktivt underhåll. Det sparar mycket support, arbetstid och frustration. Tekniken finns och ger avlastning vid varje möte.

Studio för att kommunicera proffsigare

Att mötas och dela kunskap över webinar har blivit vanligare under pandemin. Många har också infört ”nyhetssändningar” till medarbetare som ett nytt sätt att internkommunicera. Vi ser ett ökat behov av att sända proffsigt och dra nytta av den avancerade tekniken som också blir alltmer tillgänglig prismässigt. Fundera på en yta där du kan bygga en egen enklare eller mer avancerad studio – stor eller liten beroende på dina behov. Den kommer användas frekvent, även för kundmöten.

Förståelse för tekniken – vilken passar dig bäst?

Att förstå varför samtliga plattformar, såsom Microsoft Teams, Google Meet, Zoom och Webex, har certifierade tillbehör är A och O för att eliminera den svagaste länken i era digitala möten. På kontoret görs det bäst genom att investera i lämpliga kontorslösningar såsom Zoom Rooms, Teams Rooms (MTR) eller mer flexibla multianpassade plattformspaket som Cisco Rooms.

Säkerställ skalbarhet för att möta behovet 

Videomöten har varit här en längre tid, men vi ser än så länge bara början på användandet. När kontoren öppnar upp och fler möten som tidigare tagits fysiskt tas över video kommer kraven och önskemålen öka än mer. Det är därför viktigt att säkerställa en skalbarhet i den teknik man applicerar, och det görs enklast och bäst genom att ha en framtidsvision kring hur man skulle vilja att allt fungerar. Utan att blanda in ekonomi och dagens digitala förutsättningar.