-
Dokumenthåndtering
7 skjulte kostnader i deres nåværende skriveravtale
Mange virksomheter tror at de har god kontroll på skriverkostnadene sine.
En fast månedskostnad, en serviceavtale og noen skrivere som «bare står der».Men når vi gjennomgår kundenes printmiljøer, ser vi ofte det samme: kostnadene er betydelig høyere enn det avtalen viser.
Her er syv kostnader som ofte skjuler seg i en helt vanlig skriveravtale.
1. Tiden IT bruker på skrivere
Skrivere er sjelden et stort prosjekt, men det er ofte mange små problemer:
- drivere som ikke fungerer som de skal
- utskrifter som setter seg fast i kø
- brukere som ikke finner riktig skriver
- toner som går tom
Hver hendelse er liten, men til sammen kan de ta mye tid fra IT-avdelingen.
Når printmiljøet ikke er sentralisert eller automatisert, skaper det unødvendige supporthenvendelser, noe mange IT-ledere undervurderer.
2. Toner som kjøpes utenfor avtalen
Dette er vanligere enn man tror.
Avtalen inkluderer toner, men i praksis skjer ofte noe av følgende:
- toner bestilles manuelt fra en annen leverandør
- det gjøres hasteinnkjøp når noe går tomt
- ulike modeller krever ulik toner
Resultatet: kostnader som aldri vises i avtalen.
I en moderne printtjeneste skal toner normalt sendes automatisk basert på forbruk.
3. For mange skrivere
Når skrivere kjøpes eller leases over tid, blir miljøet ofte uoversiktlig.
- små skrivere i hvert rom
- gamle maskiner som aldri fases ut
- ulike modeller fra forskjellige leverandører
Det fører til:
- høyere servicekostnader
- mer logistikk rundt toner
flere feilkilder
En gjennomgang av skrivermiljøet gjør det ofte mulig å halvere antall enheter – uten at det påvirker brukerne.
4. Sikkerhetsrisikoer ingen regner med
Mange tenker ikke på at skrivere faktisk er tilkoblede datamaskiner.
De kan:
- lagre dokumenter
- være koblet til nettverket
- bli et inngangspunkt til IT-miljøet
I en moderne løsning inngår det ofte sikkerhetsfunksjoner som kryptering, tilgangskontroll og overvåking.
Uten dette kan skriveren bli en unødvendig sikkerhetsrisiko.
5. Utskrifter som aldri hentes
En klassiker. Noen skriver ut. Glemmer dokumentet.
Eller skriver ut på nytt.
Resultatet:
- papir
- toner
- tid
- sensitiv informasjon på avveie
Med funksjoner som Pull Print eller brukerautentisering skrives dokumenter først ut når brukeren står ved skriveren.
Det reduserer ofte utskriftsvolumet umiddelbart.
6. Uforutsette servicekostnader
I noen avtaler er ikke alt inkludert. Det kan for eksempel gjelde:
- reservedeler
- arbeid på stedet
- enkelte typer service
Da dukker kostnadene opp først når noe går i stykker.
I et moderne MPS-oppsett (Managed Print Services) er tanken i stedet at alt er inkludert i en fast kostnad – inkludert service, toner og reservedeler.
7. Den største kostnaden: ineffektive arbeidsprosesser
Den dyreste kostnaden er ofte ikke selve utskriften. Det er hvordan dokumentene håndteres.
For eksempel:
- manuell skanning
- dokumenter som sendes rundt på e-post
- filer som lagres på feil sted
Moderne skriverløsninger kan i stedet:
- sende dokumenter direkte til riktig system
- automatisere arkivering
- integrere med skytjenester
Når dokumentflyten forbedres, sparer virksomheter ofte langt mer tid enn det selve printkostnaden utgjør.
Slik vet dere om skriveravtalen deres er konkurransedyktig
Tre spørsmål er ofte nok:
- Er alt inkludert i månedsprisen?
- Har dere full kontroll på hvor mye dere faktisk skriver ut?
- Bruker IT-avdelingen unødvendig mye tid på skrivere?
Hvis svaret er ja på noen av disse, er det ofte verdt å ta en gjennomgang. Ikke nødvendigvis for å bytte leverandør med én gang, men for å forstå hva dere faktisk betaler for i dag.