Checklist: er skriveravtalen deres faktisk konkurransedyktig?

Mange virksomheter fornyer skriveravtalene sine nesten automatisk.
Ikke fordi de er helt fornøyde, men fordi det føles enklere enn å vurdere alternativer.

Men skrivermarkedet har utviklet seg raskt de siste årene med nye tjenestemodeller, bedre sikkerhet og mer automatisering. Det gjør at en avtale som var god for fire år siden, ikke nødvendigvis er det i dag.

Her er en enkel sjekkliste for å vurdere om avtalen deres fortsatt er konkurransedyktig.

Kontakt oss

1. Har dere full transparens på kostnader?

En god skriveravtale skal være enkel å forstå.

Dere bør kunne svare på:a

• Hva koster en utskrift?
• Hva inngår i månedsavgiften?
• Hvilke kostnader kan komme i tillegg?

Hvis økonomien er vanskelig å få oversikt over, finnes det ofte skjulte kostnader i avtalen.

2. Inngår toner, service og reservedeler?

I mange moderne løsninger er alt inkludert:

• toner
• reservedeler
• service
• support

Det gir dere forutsigbare kostnader i stedet for uventede fakturaer.

3. Er skriverne riktig dimensjonert?

Når virksomheter vokser eller endrer seg, er det vanlig at skrivermiljøet ikke lenger passer behovene.

Vanlige tegn:

• for mange små skrivere
• maskiner som nesten aldri brukes
•  kø ved enkelte skrivere

En optimalisering av maskinparken kan ofte redusere både kostnader og behovet for support.

4. Hvor mye tid bruker IT på skrivere?

Et av de viktigste spørsmålene er ikke kostnaden, men tiden.

Hvis IT ofte må hjelpe med drivere, utskriftsproblemer
og installasjoner, er miljøet sannsynligvis ikke tilstrekkelig automatisert.

Et moderne printmiljø bør kreve minimalt med manuelt arbeid.

5. Er sikkerheten oppdatert?

 

Skrivere er i dag en del av IT-miljøet.
De håndterer dokumenter, brukere og nettverkskommunikasjon.

Derfor bør de også ha funksjoner som:
• kryptering
• brukerautentisering
• sikker dokumenthåndtering

Dette reduserer risikoen for at sensitiv informasjon havner på avveie.

6. Kan løsningen integreres med systemene deres?

 

En moderne skriverløsning bør kunne kobles til:
• Microsoft 365
• skylagring
• forretningssystemer
• dokumenthåndtering

Når skanning og dokumentflyt automatiseres, sparer organisasjoner ofte mer tid enn de gjør på selve utskriften.

7. Har dere gjort en markedssjekk de siste 3 årene?

 

Skriveravtaler løper ofte i 36–60 måneder.
I løpet av den tiden skjer det mye i markedet.

Å gjøre en sammenligning betyr ikke at dere må bytte leverandør.
Men det gir dere et bedre forhandlingsgrunnlag — og et sterkere beslutningsgrunnlag.

En enkel tommelfingerregel:

Hvis dere ikke kan svare tydelig på de fleste spørsmålene i sjekklisten, er det ofte verdt å gjøre en uavhengig gjennomgang av printmiljøet deres.

Ikke for å bytte leverandør med én gang.
Men for å vite hva dere faktisk betaler for.