Tulostaminen ja asiakirjahallinta
Enemmän kuin tulostimia.
Asiakirjojen hallintaan liittyy muutakin kuin toimiston tulostimia ja skannereita. Se tarkoittaa prosessien sovittamista niin, että dokumentit ovat saatavissa riippumatta siitä, oletko toimistolla, kotona tai matkalla paikasta toiseen.
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!
Ota yhteyttä!
Meidän tarjontamme.
Tulostimet, kopiokoneet ja skannerit
Meillä on laitteita kaikenlaisille työpaikoille – pienistä kotitoimistoista suuriin yrityksiin ja liikkeisiin. Kaikki laitteet ovat ympäristösertifioituja ja ilmastokompensoituja turvaviestinnällä ja saumattomalla integroinnilla pilveen.
Tulostimet ja kopiokoneetAvoki turvatulostus
Verkkorikolliset etsivät jatkuvasti mahdollisuuksia murtautua yritysten järjestelmiin, minkä vuoksi on tärkeää, että tulostimiin tallennettujen tietojen suojaamiseksi on käytössä turvatoimia. Avoki turvatulostus on erittäin luotettava ja turvallinen monitoimitulostin, jossa on ainutlaatuinen palvelukokonaisuus. Se on myös kehitetty kestävää kehitystä ajatellen.
Avoki turvatulostusKestävä digitalisaatio.
Ratkaisumme asettavat sekä tietoturvan että ilmaston keskiöön. Ilmastolla emme tarkoita vain planeettaa, vaan myös työympäristöä sekä meille että asiakkaillemme ja toimittajillemme. Tietoturva on ratkaisevan tärkeää, kun työskentelemme verkossa ja etänä, sen on yksinkertaisesti toimittava, oltava läpinäkyvä ja helppo ylläpitää.
Tarjoamme:
- Turvatulostus
- Kiintolevyn poisto
- Sähköinen allekirjoitus
- GDPR-suojattu asiakirjojen tallennus
- Laskujen hallinta
- Sopimusten hallinta
- Kuittien hallinta
- Matkakulut
Huolto ja tuki sisältyvät palveluun.
Modernit monitoimilaitteet vaativat säännöllistä huoltoa toimiakseen parhaalla mahdollisella tavalla. Perussopimukseemme kuuluukin monitoimijärjestelmien toimivuuden varmistaminen. Se sisältää huollot, puhdistukset ja osien vaihdot valmistajan suositusten mukaisesti. Perussopimukseemme sisältyvät: matka-aika, työaika, varaosat, ennaltaehkäisevä huolto ja viankorjaaminen seuraavana arkipäivänä vikailmoituksen jättämisen jälkeen.
Tarpeet ovat erilaisia, joten voimme täydentää sopimusta räätälöimällä siihen erilaisia älykkäitä lisäpalveluita. Pätevät huoltoasentajamme huolehtivat sen jälkeen kaikesta asiakirjojen hallintaan liittyvästä ja voit itse keskittyä liiketoimintaasi.
Ota yhteyttä!
Usein kysyttyä asiakirjahallinnasta:
-
Useimmiten kyse on asiakirjoista, joiden manuaaliseen käsittelyyn tarvitaan monia työntekijöitä ja toimintoja. Manuaalisen käsittelyn riskejä ovat hallinnan katoaminen, joten sähköisestä muodosta on eniten hyötyä sopimuksissa ja laskuissa.
-
Se tarkoittaa sekä säädösten noudattamista että tietomurtojen estämistä. Tavallisesti kyse on tietosuoja-asetuksen määräysten rikkomisesta asiakirjaa käsiteltäessä. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävää asiakirjaa ei saisi enää lähettää sähköpostitse, mutta sitä tapahtuu edelleen.
Toinen tietoturvariski liittyy tulostimeen kohdistuvaan tietomurtoon. Tulostimessa on runsaasti tietoja, mikä helposti unohtuu. Varmista, että valitsemasi toimittaja todella pystyy takaamaan asennuksen tietoturvan. -
Se vaihtelee käytettävissä olevan budjetin mukaan. Muista, että itse laitteistoa suuremman eron tekee laitteessa oleva ohjelmisto. Jos suunnittelet työprosessien ja asiakirjojen digitalisointia, tärkeitä ovat modernit näytöt ja tekniikat, jotka mahdollistavat integroinnin esimerkiksi SharePointiin.
Lisäksi on huomioitava tietoturva ja ympäristö: tiedosto on poistettava tulostimen muistista mahdollisen tietomurron riskien vähentämiseksi. Lisäksi tulostamisen pitäisi olla mahdollista vain, kun tulostettavan asiakirjan omistaja on fyysisesti tulostimen luona ja huolehtii asiakirjasta turvallisesti. -
Se tarkoittaa, että paperilla olevat tiedot luetaan ja muunnetaan sähköiseen muotoon. Muuntamiseen käytetään tekstintunnistustekniikkaa. Asiakirjojen lukeminen järjestelmään on vaihe, josta koko sähköinen työprosessi alkaa.
-
Useimmat asiakirjahallinnan trendit liittyvät organisaatioiden työtapoihin ja asiakirjojen käsittelyä koskevien säädösten noudattamiseen. Nähtävissä olevia trendejä ovat esimerkiksi:
- tietoturva
- digitalisaatio
- ympäristövaikutukset
- työympäristö
-
SharePoint ja Teams ovat ehdottomasti tärkeä osa integroinneissa toiminnanohjausjärjestelmiin ja alustoihin. Usein erilaisia asiakirjoja muunnetaan sähköiseen muotoon eri järjestelmissä, jolloin me kokoamme ne yhdeksi kokonaisuudeksi. Joskus tästä palapelistä puuttuu paloja, joten varmistamme, että kaikki osuvat paikoilleen.
Tiesitkö?
80 prosenttia manuaalisesta työstä voidaan vähentää sähköisellä laskujen käsittelyllä?
Ota yhteyttä!
Haluatko tietää enemmän siitä, kuinka voimme auttaa sinua virtaviivaistamaan ja yksinkertaistamaan jokapäiväistä elämääsi?
Ota yhteyttä!