Viisi avainta menestykseen
Voiko esimiesten tehtävä lähitulevaisuudessa olla IT-ongelmien poistaminen työpaikoilta? Vai tuottavuuden kasvattaminen, innovaatioiden lisääminen ja varmistaminen, että työntekijät viihtyvät?
Annamme viisi avainta menestykseen henkilöille ketkä haluavat johtaa tehokkaasti tulevaisuuden tekniikkaan perustuvaa tietotyöskentelyä.
1. Esimerkin näyttäminen
Organisaatio onnistuu teknologian hyödyntämisessä ja digitaalisessa siirtymässä todennäköisemmin, jos niistä vastaavat aktiiviset ja innostuneet johtajat. Menestyksen ensimmäinen avain onkin varmistaa, että esihenkilöt pysyvät kehityksessä mukana, eivätkä ota käyttöön tekniikkaa, jota eivät itse ymmärrä tai halua käyttää. Kaikkien ei tarvitse ymmärtää kaikkea uuden tekniikan yksityiskohtia, mutta kaikkien tulisi ymmärtää miksi ja miten se on yritykselle tärkeää.
Organisaatioilla, joissa esihenkilöt ovat myötämielisiä uudelle tekniikalle ja käyttävät sitä itse aktiivisesti, on selkeä etu – ja tämä näkyy myös kyselytuloksissamme. Lisäksi strategisten linjausten tekeminen on helpompaa organisaatioissa, joissa johto pystyy omaksumaan uusia teknisiä ratkaisuja.
2. Oppiva organisaatio
Organisaatiot, jotka panostavat työntekijöidensä itseohjautuvaan ja prospektiiviseen oppimiseen, menestyvät paremmin kuin kilpailijansa. Uskomme tämän trendin vahvistuvan entisestään uusien teknisten innovaatioiden myötä.
Käytössä on nykyisin valtava määrä vaihtoehtoisia innovaatioita, jotka voivat toimia yksinään, keskenään yhdistettyinä tai esimerkiksi integroituina yhteistyökumppanisi tai asiakkaasi järjestelmiin. Organisaatiossa pitäisi olla mahdollisuus kokeilla ja etsiä parhaita ratkaisuja kuhunkin tehtävään. Liiallinen sääntely voi heikentää organisaation innovatiivisuutta.
Proaktiivisen kulttuurin luominen ei ole kuitenkaan yksinkertaista – henkilöstön kiinnostus ja luovuus on pystyttävä kanavoimaan oikeisiin asioihin. Tässä auttaa, kun yrityksen arvot kannustavat kasvuun, oppimiseen ja innovaatioihin.
Kyselytutkimuksessamme* itseään innovatiivisiksi ja avoimeksi kuvailevat organisaatiot menestyivät kaikilla ilmoittamillaan mittareilla muita paremmin. Menestyksen toinen avain onkin edistää oppivaa kulttuuria.
3. Esteiden poistaminen
Uusi teknologia voi aiheuttaa kasvukipuja. Menestyneet organisaatiot tiedostavat nämä haasteet ja pyrkivät reagoimaan nopeasti teknisiin haasteisiin tai huonosti toimiviin ratkaisuihin.
Jos uusi tekniikka tuottaa esteitä – esimerkiksi uudet tietokoneet jumittavat tai käyttöliittymät ovat epäselviä – siitä on enemmän haittaa kuin hyötyä.
Kolmas menestyksen avain on ongelmien havaitseminen varhaisessa vaiheessa ja pikainen korjaaminen.
IT-ongelmat heikentävät työn mielekkyyttä ja työntekijöiden sitoutuneisuutta. Kairos Futuren ja Pion Groupin aiempi tutkimus osoitti, että ilman teknisiä ongelmia työtyytyväisyys on kaksi kertaa parempi kuin säännöllisesti teknisiä ongelmia selvitellessä. Lisäksi halukkuus vaihtaa työpaikkaa on silloin selvästi pienempi.
4. Tietojen saatavuus
Digitaalisuuden tehokas hyödyntäminen edellyttää yksinkertaista, suoraa ja saumatonta tiedonkulkua. Tämä voi vaikuttaa itsestään selvältä, mutta pelkkä digitaalisten työkalujen käyttöönotto organisaatiossa ei takaa, että tiedot ovat helposti saatavilla. Esteettömän tiedonkulun varmistaminen ja oikean tiedon jakaminen oikeille ihmisille voivat olla isoja haasteita jopa pitkälle digitalisoituneissa organisaatioissa.
Tiedon lajitteleminen helposti löydettäväksi, käytettäväksi ja saavutettavaksi voi olla melkoinen urakka. Vielä hankalampaa on tiedon saatavuuden ja tietoturvavaatimusten yhteensovittaminen.
Niinpä neljäs menestyksen avain on varmistaa, että tiedot ovat päätöksentekijöiden käytettävissä yrityksen kaikilla tasoilla aina tarvittaessa. Tähän on lisäksi yhdistettävä tarvittavat tietoturvatoimet ja tasapaino toisaalta saatavuuden ja helppokäyttöisyyden ja toisaalta riskien välillä. Se voi olla haastavaa, mutta se on myös välttämätöntä. Kun tietoa jaetaan organisaation ulkopuolelle, tietojen helppo saatavuus on menestymisen kannalta ratkaisevaa.
5. Työhön keskittyminen
Työnkulun keskeytykset ovat selvää ajan ja tuottavuuden haaskaamista. Silti ne ovat työpaikoilla valitettavan tavallisia. Monet työntekijät kokevat, että he voivat työskennellä tehokkaammin kotona ilman kollegoiden, esihenkilöiden ja toimiston yleisen hyörinän aiheuttamia häiriöitä. Toisaalta spontaanit tapaamiset ja keskustelut työtovereiden kanssa ovat tärkeitä työpaikan luovuuden kannalta.
Ratkaisu on ympäristö, jossa työntekijöitä tai heidän keskittymistään ei häiritä turhilla palavereilla tai tylsillä rutiinitoimilla, jotka voidaan automatisoida. Työntekijät voivat keskittyä tuottavaan työhön – samalla heillä on mahdollisuus spontaanisti tavata toisiaan kahvihuoneessa tai lounaalla.
Viides menestyksen avain on siis antaa työntekijöille aikaa keskittyä tärkeisiin tehtäviin luomalla siihen sekä virtuaalisia että fyysisiä tiloja. Digitaalinen ergonomia tarkoittaa esimerkiksi työympäristöä, joka ei häiritse työnkulkua – ei äkillisiä puheluita, ilmoituksia tai ohjelmistopäivityksiä.
Oikeiden digitaalisten alustojen valitseminen on yhtä tärkeää kuin oikeanlaisen toimistotilan valitseminen. Säännölliset häiriöt voivat nimittäin olla toiminnan kannalta tuhoisia. Kyselymme osoittaa, että organisaatioista, joissa työpaikalla on vain vähän häiriöitä, kolmasosa kuuluu menestyneimpiin organisaatioihin. Huonosti menestyvissä organisaatioissa vastaava osuus on vain kolme prosenttia.
*Toteutimme Kairos Futuren kanssa kyselytutkimuksen, johon vastasi 126 johtajaa ruotsalaisista vähintään 11 työntekijän yrityksistä. Termillä "menestyneimmät yritykset" tarkoitetaan niitä noin 25 prosenttia yrityksistä, jotka oman arvionsa mukaan ovat muihin saman alan toimijoihin verrattuna hyvin kilpailukykyisiä mitattuna erilaisilla suorituskykymittareilla, kuten innovaatiot, työntekijöiden pysyvyys ja tuottavuus. Yrityksistä 10 prosenttia määriteltiin "huonosti menestyviksi", eli ne arvioivat kilpailukykynsä muita heikommiksi kaikilla suorituskykymittareilla. Esimerkiksi Venkatraman ja Ramanujam ovat osoittaneet, että organisaatioiden itsensä ilmoittamat näkemykset suorituskyvystään ovat vahva indikaattori niiden todellisesta kilpailukyvystä. Itse ilmoitettujen suorituskykytietojen äärimmäisyyksiä vertailemalla tämä raportti voi tuoda esiin malleja, jotka osoittavat tiettyjen tekniikoiden yhteydet kilpailukykyyn, vaikkei selvää syy-yhteyttä olisikaan.