Slik unngår dere kaos når dere bytter helhetsleverandør av skrivere

Mange virksomheter blir værende i skriveravtalene sine lenger enn de egentlig ønsker.
Ikke fordi de er fornøyde, men fordi et bytte føles risikabelt.

Hva skjer hvis skriverne slutter å fungere? Vil brukerne merke noe? Hvor mye arbeid havner på IT?

Den bekymringen er helt reell. Og den stammer nesten alltid fra det samme: tidligere dårlige leverandørbytter.

Men når et bytte gjøres riktig, merker organisasjonen ofte knapt at det skjer.

Kontakt oss


Den vanligste situasjonen

Vi ser ofte det samme scenarioet.
Avtalen nærmer seg slutten, og IT-sjefen eller innkjøp begynner å se på alternativer.

Problemene er allerede kjente:
– skrivere som av og til skaper problemer
– toner som må bestilles manuelt
– IT får flere supportsaker enn de burde
– kostnadene er vanskelige å få oversikt over

Likevel drøyer beslutningen, fordi det alltid dukker opp et spørsmål:

«Hvor krevende blir det egentlig å bytte?»

Når leverandørbytter blir kaotiske

De fleste problemer oppstår når byttet planlegges for sent.

For eksempel når:

  •  gamle skrivere fjernes før de nye er på plass
  • brukerne ikke vet hva som endres
  • IT får ansvaret for installasjonen

Da oppstår akkurat det man ønsker å unngå:

  • brukere finner ikke riktig skriver
  • utskrifter stopper opp
  • supporten blir overbelastet

Dette er egentlig ikke et teknisk problem.
Det er et prosjektledelsesproblem.

Hvordan et smidig leverandørbytte faktisk ser ut

Når et bytte fungerer godt, merker organisasjonen knapt noe i det hele tatt.

Det skjer som regel i fire enkle steg.

1. Kartlegging av eksisterende miljø

Først analyseres den eksisterende skrivermiljøet: • antall skrivere • modeller • utskriftsvolumer • supportsaker Mange virksomheter oppdager noe interessant i denne fasen: De har ofte flere skrivere enn de egentlig trenger.

2. Optimalisering før installasjon

I stedet for å bare erstatte gamle skrivere, gjennomføres en optimalisering. For eksempel: • færre, men mer effektive enheter • bedre plassering av skrivere • automatisert tonerhåndtering Resultatet er ofte færre enheter og lavere kostnader.

3. En planlagt overgang

Selve byttet skjer nesten alltid stegvis. For eksempel: • ett kontor om gangen • én avdeling om gangen • installasjon utenfor kontortid Dette gjør at virksomheten kan fortsette uten forstyrrelser.

4. Brukerne informeres – men trenger knapt å gjøre noe

Den beste tilbakemeldingen etter et leverandørbytte er faktisk ganske kjedelig: «Det bare fungerer.» Skriveren står der. Den er tilkoblet, og utskriften fungerer. Det er akkurat slik det skal være.

Den største gevinsten merkes i etterkant

Når et leverandørbytte er gjennomført, skjer det ofte noe uventet.

IT-avdelingen merker at:
– færre saker kommer inn
– toner ikke lenger må bestilles manuelt
– skrivere ikke lenger er et irritasjonsmoment

Det er da mange innser at skrivere egentlig ikke skal være noe man tenker på – de skal bare fungere.

Et leverandørbytte skal føles udramatisk

Når prosessen er riktig planlagt, handler et leverandørbytte ikke om teknologi.
Det handler om struktur.

Med riktig analyse, god planlegging og tydelig prosjektledelse kan hele byttet gjennomføres uten å forstyrre virksomheten i det hele tatt.