Näin käytät Microsoft Teamsia fiksummin.

 

- 6 toimintoa, jotka tekevät työpäivästä helpomman.

Sinun pitäisi löytää nopeasti dokumentti viime viikon kokouksesta.
Tiedät, että se jaettiin Microsoft Teamsissa.
Mutta missä?

Oliko se chatissa? Kanavalla? Vai kokouksen keskustelussa?

Muutaman minuutin etsimisen jälkeen turhautuminen alkaa hiipiä – etkä ole yksin.
Monet yritykset käyttävät Microsoft Teamsia päivittäin, mutta harva hyödyntää työkalua tavalla, joka oikeasti helpottaisi työntekoa. Kun kanavia, chatteja ja dokumentteja käytetään ilman selkeää rakennetta, Teams muuttuu nopeasti sekavaksi. Oikealla rakenteella Teamsista voi kuitenkin tulla keskitetty työtila, jossa viestintä on selkeää ja tieto helposti löydettävissä.

Tässä artikkelissa käymme läpi Teamsin tärkeimpiä toimintoja – ja näytämme, miten hyödynnät niitä fiksummin.

Ota yhteyttä

Lyhyt versio – näin käytät Microsoft Teamsia tehokkaammin.

Haluatko parantaa nopeasti tapaa, jolla työskentelette Microsoft Teamsissa?  
Aloita näistä perusperiaatteista:

  • käytä kanavia tiedoille, jotka koskevat useampia tiimin jäseniä
  • käytä chatteja nopeisiin kysymyksiin muutaman henkilön kesken
  • suunnittele tehtävät Plannerissa
  • tee yhteistyötä dokumenteissa suoraan Teamsissa
  • kokoa kokouksiin liittyvät asiat kokousketjuihin

Pienet muutokset Teamsin käyttötavoissa voivat tehdä työpäivästä huomattavasti sujuvamman.

Mihin Microsoft Teamsia käytetään?

Microsoft Teams on paljon muutakin kuin videokokousalusta. Se kokoaa useita työpäivän osa‑alueita yhteen ja samaan ympäristöön:

  • chat ja viestintä
  • videokokoukset
  • dokumenttien hallinta
  • tehtävien hallinta
  • projektityöskentely

Kun Teamsia käytetään oikein, siitä tulee yhteinen työtila, jossa tieto, dokumentit ja keskustelut löytyvät samasta paikasta.

Milloin kannattaa käyttää kanavia Microsoft Teamsissa?

Kanavat ovat Microsoft Teamsin perusta.  
Kanava toimii avoimena työtilana, jossa tieto jaetaan ryhmälle – esimerkiksi tiimille, osastolle tai projektille.

Kanavien etuna on viestinnän läpinäkyvyys: kaikki tiimin jäsenet voivat seurata keskusteluja, palata aiempiin päätöksiin ja löytää jaetut dokumentit helposti. Tieto ei jää yksittäisten henkilöiden varaan.

Kanavat sopivat parhaiten, kun:

  • tieto koskee useampaa henkilöä
  • työskennellään yhdessä projektin parissa
  • dokumentit halutaan jakaa ja tallentaa keskitetysti
  • keskusteluihin täytyy voida palata myöhemmin

Milloin käyttää chattia Microsoft Teamsissa?

Chatit sopivat nopeaan ja suoraviivaiseen viestintään kahden tai muutaman henkilön välillä.  
Niissä voit esittää kysymyksiä, jakaa tiedostoja tai saada vastauksia ilman erillistä kokousta.

Toisin kuin kanavat, chatit ovat yksityisempiä eivätkä näy koko tiimille.

Chatit sopivat parhaiten, kun:

  • tarvitset nopean vastauksen
  • viestintä koskee vain muutamaa henkilöä
  • kyse on lyhyestä keskustelusta tai nopeasta tilannekatsauksesta

Jos keskustelu alkaa koskea laajempaa joukkoa, se kannattaa siirtää kanavaan, jotta tieto on kaikkien saatavilla.

Kanava vai chatti – mikä on ero?

Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä, kun Teamsia aletaan käyttää suunnitelmallisemmin.

Yksinkertainen nyrkkisääntö:

  • Käytä kanavaa, kun tieto koskee useampaa kuin kahta henkilöä – tai kun siihen pitää voida palata myöhemmin
  • Käytä chattia, kun kyse on nopeasta viestinnästä muutaman henkilön kesken

Kun tiimit noudattavat tätä periaatetta, Teams muuttuu usein huomattavasti selkeämmäksi.

Tehtävien suunnittelu Teamsissa Plannerin avulla.

Planner on helppokäyttöinen mutta tehokas työkalu työn suunnitteluun ja seurantaan suoraan Teamsissa.  
Sen avulla voitte luoda tehtäviä, jakaa vastuita ja seurata projektien etenemistä.

Jokaiselle tehtävälle voidaan määrittää:

  • vastuuhenkilö
  • määräpäivä
  • tarkistuslista
  • kommentit ja liitteet

Näin kaikki näkevät, mitä pitää tehdä, kuka vastaa mistäkin ja missä vaiheessa työ etenee.

Planner sopii erityisen hyvin projekteihin, kampanjoihin ja työnkulkuun, joissa useampi henkilö tekee yhteistyötä.

Yhteistyö dokumenteissa suoraan Microsoft Teamsissa.

Kun jaat dokumentteja Teamsissa, ne tallentuvat SharePointiin tai OneDriveen.  
Tämä mahdollistaa sen, että useat henkilöt voivat työstää samaa dokumenttia yhtä aikaa.

Samalla vältätte useat tiedostoversiot ja loputtomat sähköpostiketjut liitteineen. Sen sijaan voitte:

  • muokata dokumentteja samanaikaisesti
  • nähdä, kuka on tehnyt muutoksia
  • kommentoida suoraan tiedostoon
  • työskennellä aina uusimmassa versiossa

Yhteistyö on näin sekä nopeampaa että selkeämpää.

Teams-kokoukset – enemmän kuin videokokouksia.

Useimmat käyttävät Teamsia videokokouksiin, mutta mahdollisuudet ovat paljon laajemmat. Voit esimerkiksi:

  • tallentaa kokouksia
  • jakaa näytön tai esityksen
  • hyödyntää kokousmuistiinpanoja
  • jatkaa keskustelua kokouksen chatissa

Näin kokouksissa tehdyt päätökset ja jaettu tieto ovat saatavilla myös jälkikäteen.  
Niille, jotka eivät päässeet paikalle, tallenne tarjoaa mahdollisuuden pysyä mukana.

Yleisiä virheitä Microsoft Teamsin käytössä.

Monet organisaatiot tekevät samoja virheitä Teamsia käyttöön ottaessaan. Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

  • liikaa yksityisiä chatteja
  • epäselvä kanavarakenne
  • dokumentit tallennetaan useisiin paikkoihin
  • kokoustiedot hajautuvat eri keskusteluihin

Vinkit parempaan rakenteeseen Microsoft Teamsissa.

Pienet muutokset käyttötavoissa voivat tehdä suuren eron. Aloita näistä perusasioista:

  • luo selkeät kanavat projekteille, tiimeille tai aiheille
  • käytä kanavia chattejen sijaan, kun tieto on tärkeää usealle
  • tallenna dokumentit oikeaan kanavaan
  • hallinnoi tehtäviä Plannerissa äläkä chatissa
  • jatka kokouksiin liittyvät keskustelut kokousketjuissa

Kun tieto on oikeassa paikassa, Teamsista tulee nopeasti työtila, jossa on helppo löytää dokumentit, seurata päätöksiä ja tehdä yhteistyötä.

Usein kysyttyä Microsoft Teamsista

Kanavia käytetään keskusteluihin, joita useamman henkilön on tärkeä voida seurata ja joihin voidaan palata myöhemmin. Chatit sopivat paremmin nopeisiin kysymyksiin muutaman henkilön välillä.
Teamsissa jaetut tiedostot tallentuvat SharePointiin tai OneDriveen sen mukaan, missä ne jaetaan.
Kyllä. Plannerin ja To Do ‑työkalujen avulla Teamsia voi hyödyntää tehtävien suunnitteluun, vastuiden jakamiseen ja projektien seurantaan.

Haluatko kuulla lisää?


Avokilla autamme yrityksiä saamaan Microsoft Teamsista enemmän irti – aina neuvonnasta ja käyttöönotosta kokoustilaratkaisuihin ja Teams‑puhelinratkaisuihin asti, suoraan saman alustan sisällä.
Ota yhteyttä, niin kerromme, miten voitte hyödyntää Microsoft Teamsia tehokkaammin omassa organisaatiossanne.

Ota yhteyttä