-
Legal 365
Til venstre: Øivind Oland Christensen, leder for Frelsesarmeens seksjon for arv, sammen med kollega Martin Ivar Kjenes på Ensjø i Oslo.
«Vi møtes i Legal»
Slik har Frelsesarmeen digitalisert arbeidet med testamentariske gaver
Hvert år mottar Frelsesarmeen over 100 nye testamentariske gaver. Med Legal 365 har seksjonens fire medarbeidere gått fra papirmapper til en digital arbeidsflyt. Resultatet er bedre dokumentasjon, mer åpenhet og færre ressurser brukt per sak.
Vi har snakket med Øivind Oland Christensen, leder for Frelsesarmeens seksjon for arv, og hans kollega Martin Ivar Kjenes om hvordan de jobber med sakene, og hva Legal 365 har betydd for teamet.
Gaver som skal komme frem
Frelsesarmeen har vært i Norge siden 1888 og har i dag 2711 ansatte fordelt på 285 enheter. Organisasjonen driver blant annet barnevernsinstitusjoner, lavterskeltilbud og aktiviteter for barn og unge over hele landet. En viktig del av finansieringen kommer fra testamentariske gaver. I fjor utgjorde disse over 200 millioner kroner i brutto inntekt.
Gavene spenner fra enkeltgjenstander til eiendommer og hele dødsbo. Noen deles med andre arvinger. Rundt 35 prosent av gavene er øremerket bestemte formål av testator.
–Det som er bestemt i testamentet følges, sier Christensen.
Fire medarbeidere, rundt 150 aktive saker
Seksjon for arv består av fire medarbeidere på Ensjø i Oslo. En sak tar i gjennomsnitt ett til to år, og teamet har til enhver tid rundt 150 aktive saker. Målet er tydelig: Mest mulig av verdiene skal komme frem til formålet, kostnadene til saksbehandling skal være lavest mulig, og alt skal være etterprøvbart for revisorer og andre arvinger.
Fra papir til digitalt
Inntil nylig ble sakene fulgt opp i papirmapper. Legal 365 passet godt med måten teamet allerede jobbet på, og den etablerte kapittelinndelingen av sakene kunne tas rett inn i systemet.
– Det var lett å gå over fra det vi hadde til Legal 365, sier Christensen.
I dag følger hver sak samme løp i Legal 365, forteller Kjenes. Saken opprettes når brevet fra tingretten kommer, og alt registreres underveis: formuesfullmakt og kartlegging av verdier, regninger og fakturaer, salg av bolig og verdipapirer, korrespondanse og økonomi. Post til boet blir skannet og loggført. Alle forretningsforbindelser er samlet på ett sted, fra advokater, meglere og ryddefirma til medarvinger og offentlige instanser.
– Vi møtes i Legal. Alt skal logges der, og det gir innsyn både internt og for revisorene. Det handler om tillit til den som ikke er her lenger, og til dem rundt, sier Christensen.
Resultatet: kvalitet, effektivitet og åpenhet
– Det har vært et løft for oss, både kvalitetsmessig og effektivitetsmessig. Vi bruker færre ressurser per sak, og det gjør organisasjonen mer solid og mindre avhengig av enkeltpersoner, sier Christensen.
Med et godt saksbehandlingssystem i bunn kan teamet også skifte flere bo selv, i stedet for å sette arbeidet bort. Det holder kostnadene nede, slik at mer av gaven går til formålet.
De fire medarbeiderne har samme oversikt over alle saker, inntekter og kostnader, slik at arbeidet er etterprøvbart, og til god nytte for revisor.
– Vi har mye bedre dokumentasjon enn vi noen gang har hatt, og vi kan gå tilbake og hente all informasjon. Nå er det bare å ta med seg laptopen, så har du hele saken der, sier Kjenes.
Systemet har også blitt videreutviklet underveis.
– Vi har gjort ytterligere forbedringer, og det har Avoki vært velvillig til, sier Christensen.
Neste steg er å ta i bruk timeføringsfunksjonaliteten i Legal 365, slik at også kostnadene ved bo teamet skifter selv blir dokumentert enda mer presist.