7 piilokustannusta nykyisessä tulostinsopimuksessanne.

Monet yritykset uskovat, että niillä on hyvä käsitys tulostuskustannuksistaan.
Kiinteä kuukausimaksu, huoltosopimus ja muutama tulostin, jotka “vain ovat siellä”.
Mutta kun teemme asiakkaille kokonaiskartoituksia heidän tulostusympäristöistään, näemme usein saman ilmiön:
kustannukset ovat huomattavasti korkeammat kuin mitä sopimus antaa ymmärtää.
Tässä ovat seitsemän kustannusta, jotka piiloutuvat yllättävän usein täysin tavalliseen tulostinsopimukseen.

Ota yhteyttä

1. IT‑osaston käyttämä aika tulostimiin.

Tulostimet eivät yleensä ole iso projekti – mutta niissä on usein paljon pieniä ongelmia:

• ajurit, jotka temppuilevat
• tulosteet, jotka jumittuvat jonoon
• käyttäjät, jotka eivät löydä oikeaa tulostinta
• värikasetit, jotka loppuvat kesken

Yksittäinen tilanne on pieni, mutta yhdessä ne vievät merkittävästi IT‑osaston aikaa.
Kun tulostusympäristö ei ole keskitetty tai automatisoitu, se aiheuttaa turhia tukipyyntöjä – ja moni IT‑päällikkö aliarvioi niiden määrän.

2. Sopimuksen ulkopuolelta ostetut värikasetit.

Tämä on yleisempää kuin uskotaan.
Vaikka sopimus sisältää värikasetit, käytännössä tapahtuu usein jotakin seuraavista:

• värikasetteja tilataan manuaalisesti toiselta toimittajalta
• tehdään hätäosto, kun kasetti loppuu
• eri mallit vaativat erilaiset kasetit

Tuloksena syntyy kustannuksia, joita ei näy sopimuksessa lainkaan.
Nykyaikaisessa tulostuspalvelussa värikasettien pitäisi saapua automaattisesti käytön perusteella.

3. Liian monta tulostinta.

Kun tulostimia ostetaan tai vuokrataan vuosien aikana, ympäristö pirstaloituu helposti:

• pieni tulostin jokaisessa huoneessa
• vanhat laitteet, joita ei koskaan poisteta
• eri malleja eri toimittajilta

Tämä johtaa:

• korkeampiin huoltokustannuksiin
• monimutkaisempaan värikasettilogistiikkaan
• useampiin vikamahdollisuuksiin

Tulostusympäristön läpikäynti mahdollistaa usein tulostimien määrän puolittamisen – ilman että käyttäjäkokemus kärsii.

4. Turvariskit, joita ei huomioida.

Moni ei tule ajatelleeksi, että tulostin on oikeasti verkkoon kytketty tietokone.
Tulostin voi:

• tallentaa dokumentteja
• olla yhteydessä verkkoon
• toimia sisäänpääsyreittinä IT‑ympäristöön

Moderniin ratkaisuun kuuluu yleensä tietoturvatoimintoja, kuten salaus, käyttöoikeuksien hallinta ja valvonta.
Ilman näitä tulostin voi muodostaa tarpeettoman turvallisuusriskin.

5. Tulosteet, joita ei koskaan haeta.

Klassinen tilanne:
Joku tulostaa. Unohtaa noutaa. Tai tulostaa saman uudestaan.
Se aiheuttaa:

• paperin kulutusta
• värikasettien kulumista
• ajanhukkaa
• riskin, että arkaluonteinen tieto päätyy vääriin käsiin

Secure‑print ja käyttäjävarmennus ratkaisevat tämän:
dokumentti tulostuu vasta, kun käyttäjä on fyysisesti tulostimella.
Tämä vähentää tulostusmääriä yleensä välittömästi.

6. Ennakoimattomat huoltokustannukset.

Kaikki sopimukset eivät sisällä kaikkea. Esimerkiksi:

• varaosat
• paikan päällä tehtävä työ
• tietyt huoltotyypit

Tällöin kustannukset tulevat näkyviin vasta, kun jotain hajoaa.
Modernissa MPS‑mallissa (Managed Print Services) ajatuksena on, että kaikki sisältyy kiinteään kuukausimaksuun – myös huolto ja varaosat sekä tarvittaessa värikasetit.

7. Suurin kustannus: tehottomat työnkulut.

Kallein osa ei useinkaan ole itse tulostaminen, vaan tapa, jolla dokumentteja käsitellään.
Esimerkiksi:

• manuaalinen skannaus
• dokumenttien lähettäminen sähköpostilla
• tiedostojen tallentaminen väärään paikkaan

Modernit tulostusratkaisut voivat:

• lähettää dokumentit suoraan oikeaan järjestelmään
• automatisoida arkistoinnin
• integroitua pilvipalveluihin

Kun dokumenttivirta tehostuu, organisaatio säästää usein moninkertaisesti verrattuna tulostuskustannuksiin.

Näin tiedätte, onko tulostinsopimus kilpailukykyinen.

Kolme kysymystä riittää:

1. Sisältyykö kaikkeen kiinteä kuukausihinta?
2. Onko teillä täysi näkyvyys todellisiin tulostusmääriin?
3. Käyttääkö IT-osasto liikaa aikaa tulostimien tukemiseen?

Jos vastaus on “kyllä” edes yhteen, tulostusympäristön läpikäynti kannattaa.
Ei välttämättä siksi, että toimittaja pitäisi vaihtaa, vaan jotta ymmärrätte, mitä te oikeasti maksatte tänään.