Check-lista: Onko teidän tulostinsopimuksenne oikeasti kilpailukykyinen?

Monet organisaatiot uusivat tulostinsopimuksensa lähes automaattisesti.
Ei siksi, että he olisivat täysin tyytyväisiä, vaan koska vaihtoehtojen arviointi tuntuu työläältä ja aikaa vievältä. Tulostusympäristö ja koko toimiala ovat kuitenkin muuttuneet nopeasti viime vuosina: uudet palvelumallit, parempi tietoturva ja pidemmälle viety automaatio ovat muuttaneet markkinaa merkittävästi.
Siksi sopimus, joka oli toimiva neljä vuotta sitten, ei välttämättä enää ole kilpailukykyinen tänään.

Tämän vuoksi kokosimme yksinkertaisen check-listan, jonka avulla arvioitte helposti, pitääkö nykyinen sopimuksenne vielä pintansa.

Ota yhteyttä

1. Onko kustannuksista täysi läpinäkyvyys?

Hyvän tulostinsopimuksen tulee olla helppo ymmärtää.  
Sen pitäisi vastata kysymyksiin:

• Mitä yksi tuloste maksaa?
• Mitä kuukausimaksu sisältää?
• Mitä lisäkustannuksia voi tulla?

Jos kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa, sopimuksessa on usein piilokuluja.

2. Sisältyvätkö tonerit, huolto ja varaosat?

Monissa moderneissa ratkaisuissa kaikki tämä kuuluu pakettiin:

• tonerit
• varaosat
• huolto
• tuki

Tämä tekee kustannuksista ennustettavia ja poistaa yllättävät laskut.

3. Ovatko tulostimet oikein mitoitettuja?

Organisaatioiden kasvaessa tai muuttuessa tulostinympäristö ei usein pysy mukana.  
Tyypillisiä merkkejä väärästä mitoituksesta ovat:

• liikaa pieniä tulostimia
• laitteita, joita tuskin koskaan käytetään
• jonoja tietyillä tulostimilla

Laitteistokannan optimointi voi usein vähentää sekä kustannuksia että tukipyyntöjä merkittävästi.

4. Kuinka paljon IT käyttää aikaa tulostimiin?

Yksi tärkeimmistä kysymyksistä ei liity kustannuksiin — vaan aikaan.  
Jos IT:n täytyy jatkuvasti auttaa ajureiden, tulostusvirheiden ja asennusten kanssa, ympäristö ei ole riittävän automatisoitu.

Nykyaikaisen tulostusympäristön pitäisi vaatia vain minimaalista manuaalista työtä.

5. Onko tietoturva ajan tasalla?

Tulostimet ovat osa IT-infrastruktuuria ja käsittelevät dokumentteja, käyttäjätietoja ja verkon liikennettä.  
Siksi niiden tulee tukea esimerkiksi:

• tiedon salausta
• käyttäjien tunnistautumista
• turvallista asiakirjahallintaa

Nämä pienentävät riskiä, että arkaluonteinen tieto päätyy vääriin käsiin.

6. Voiko ratkaisu integroitua järjestelmiinne?

Modernin tulostusratkaisun pitäisi pystyä liittymään:

• Microsoft 365:een
• pilvitallennuspalveluihin
• toiminnanohjausjärjestelmiin
• dokumentinhallintaan

Kun skannaus ja dokumenttivirrat automatisoidaan, säästö syntyy usein ajassa — vielä enemmän kuin itse tulostamisessa.

7. Oletteko tehneet markkinakartoitusta viimeisen 3 vuoden aikana?

Tulostinsopimukset kestävät usein 36–60 kuukautta ja markkina muuttuu sinä aikana paljon.  
Vertailun tekeminen ei tarkoita, että toimittajaa täytyy vaihtaa — mutta se antaa paremman neuvotteluaseman ja vahvemman pohjan päätöksille.

Yksi yksinkertainen nyrkkisääntö.

Jos ette voi vastata selkeästi useimpiin check-listan kysymyksiin, on yleensä järkevää teettää riippumaton arvio nykyisestä tulostusympäristöstä.  
Ei siksi, että teidän pitäisi vaihtaa toimittajaa heti — vaan siksi, että tiedätte, mistä oikeasti maksatte.