Näin vältätte kaaoksen, kun vaihdatte tulostinten kokonaistoimittajaa.

Monet yritykset pysyvät tulostinsopimuksissaan pidempään kuin oikeastaan haluaisivat.
Ei siksi, että ne olisivat tyytyväisiä, vaan koska vaihtaminen tuntuu riskialttiilta.

Mitä jos tulostimet lakkaavat toimimasta? Huomaavatko käyttäjät muutoksen? Kuinka paljon lisätyötä IT:lle koituu?

Huoli on täysin aiheellinen – ja se juontaa lähes aina samasta syystä: aiemmista epäonnistuneista toimittajavaihdoksista. Kun vaihto kuitenkin tehdään oikein, organisaatio huomaa usein tuskin lainkaan, että mitään on edes muuttunut.

Ota yhteyttä

Yleisin tilanne.

Näemme usein samanlaisen tilanteen.  
Sopimus lähestyy loppuaan ja IT‑johto tai hankinta alkaa kartoittaa vaihtoehtoja.  
Ongelmat ovat jo tuttuja:

  • tulostimet temppuilevat silloin tällöin
  • värikasetit tilataan manuaalisesti
  • IT:lle tulee enemmän tukipyyntöjä kuin pitäisi
  • kustannuksia on vaikea hahmottaa kokonaisuutena

Silti päätös viivästyy, koska yksi kysymys nousee aina esiin:  
"Kuinka työlästä vaihtaminen oikein on?

Kun toimittajavaihdoksesta tulee kaoottinen.

Useimmat ongelmat syntyvät silloin, kun vaihto suunnitellaan liian myöhään. Esimerkiksi kun:

  • vanhat tulostimet poistetaan ennen kuin uudet on asennettu
  • käyttäjille ei kerrota, mitä on muuttumassa
  • IT saa vastuulleen koko asennuksen

Silloin tapahtuu juuri se, mitä halutaan välttää:

  • käyttäjät eivät löydä oikeaa tulostinta
  • tulostustyöt jumittuvat
  • tuki ylikuormittuu

Kyse ei oikeastaan ole teknisestä ongelmasta – vaan projektinhallinnan ongelmasta.

Miltä sujuva toimittajavaihdos oikeasti näyttää.

Kun vaihto tehdään oikein, organisaatio huomaa usein tuskin mitään.  
Prosessi etenee yleensä neljässä yksinkertaisessa vaiheessa.

1. Nykyisen ympäristön kartoitus

Ensin analysoidaan olemassa oleva tulostinympäristö: • tulostimien määrä • mallit • tulostusmäärät • tukipyyntöjen määrät Moni organisaatio huomaa tässä vaiheessa jotain mielenkiintoista: heillä on usein enemmän tulostimia kuin todellisuudessa tarvitaan.

2. Optimointi ennen asennusta

Vanhoja tulostimia ei vain korvata uusilla, vaan ympäristö optimoidaan ensin. Esimerkiksi: • vähemmän mutta tehokkaampia laitteita • parempi tulostimien sijoittelu • automatisoitu väriaineiden hallinta Tuloksena on usein vähemmän laitteita ja pienemmät kustannukset.

3. Suunniteltu siirtymä

Itse vaihto toteutetaan lähes aina vaiheittain. Esimerkiksi: • yksi toimipiste kerrallaan • yksi osasto kerrallaan • asennukset toimistoajan ulkopuolella Näin varmistetaan, että liiketoiminta voi jatkua ilman häiriöitä.

4. Käyttäjiä informoidaan – mutta heidän ei juuri tarvitse tehdä mitään

Paras palaute toimittajavaihdoksen jälkeen on itse asiassa melko tylsä: “Se vain toimii.” Tulostin on paikallaan, se on kytketty ja tulostaminen toimii. Juuri niin kuin pitääkin.

Suurin hyöty näkyy vasta jälkeenpäin.

Kun toimittajavaihdos on saatu maaliin, tapahtuu usein jotain yllättävää.  
IT-osasto huomaa, että:

  • tukipyyntöjä tulee vähemmän
  • väriaineita ei tarvitse enää tilata käsin
  • tulostimet eivät enää aiheuta ärtymystä

Moni ymmärtää tässä vaiheessa, että tulostimien ei oikeastaan pitäisi olla asia, johon kiinnitetään huomiota.  
Niiden pitäisi vain toimia.

Toimittajavaihdoksen tulisi tuntua arkiselta.

Kun prosessi on suunniteltu oikein, toimittajavaihdoksessa ei ole kyse tekniikasta.  
Kyse on rakenteesta.

Oikealla analyysillä, huolellisella suunnittelulla ja selkeällä projektinhallinnalla koko vaihto voidaan toteuttaa ilman, että se häiritsee liiketoimintaa lainkaan.

Haluatko kuulla lisää?


Autamme yrityksiä analysoimaan tulostinympäristönsä, tunnistamaan piilokustannuksia ja rakentamaan ratkaisun, jossa kaikki sisältyy – huollosta väriaineisiin.

Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää.

Ota yhteyttä