OneDrive – Tiedostojen tallennuksen rooli mobiilissa työympäristössä.

Tässä artikkelissa saat yleiskuvan siitä, mitä OneDrive on. Ymmärrät yleisellä tasolla, miten OneDrive toimii ja on vuorovaikutuksessa niiden laitteiden kanssa, joille haluat antaa pääsyn tiedostoihisi. Miten varmistat helposti tiedostojen paikallisen saatavuuden riippumatta internet-yhteydestä. Mitä sinun tulisi ottaa huomioon, jos haluat synkronoida tiedostoja laitteiden ja OneDriven pilvitallennuksen välillä, kun eri laitteiden tallennustilat ovat erikokoisia.

Datan tallennus on keskeisessä roolissa. 

Kun yritys aloittaa matkansa kohti digitaalisia työtapoja ja usein samalla pilvipalveluja, kuten Microsoft 365:ttä, datan ja tiedon tallennus on keskeisessä roolissa. Uusi moderni työympäristö vaatii mobiilin pääsyn dataan ja tietoon. Työrutiinien ja prosessien tarkastelu pilvipalveluun siirryttäessä voi olla ratkaisevaa tulevaisuuden työtapojen kannalta. Monet, jotka käyttävät kannettavia tietokoneita tai useita eri laitteita ollakseen tuottavia sekä kotona, töissä että kaikkialla siltä väliltä, ovat varmasti kokeneet haasteita tarvittavan tiedon tai datan saatavuudessa.

Microsoftin ratkaisu tähän on nimeltään OneDrive ja se sisältyy Office 365:een. OneDrive on tallennustila, joka luodaan sinulle pilvessä (tallennus Microsoftin palvelimelle, johon on pääsy internetin kautta).

OneDrive for Business – OD4B.

OneDrive for Business tai OD4B, kuten sitä myös kutsutaan, korvaa perinteisen paikallisen tallennuksen "Dokumentit". Paikallinen dokumenttikansio on nimensä mukaisesti paikallinen tila laitteessa, jolla työskentelet, eikä se tarjoa pääsyä muualta.

Kun OneDrive ja Office 365 on asennettu oikein, sovellukset on esiasetettu tallentamaan tiedostonsa dokumenttikansioon, joka sijaitsee nyt OneDrivessa sen sijaan, että se olisi laitteessa, jolla työskentelet. Näin saat pääsyn tiedostoihin monilta eri laitteilta ja paikoista, joissa on internet-yhteys. Pääsy voi tapahtua lähes kaikilta laitteilta, joita yrityksissä nykyään käytetään ja tämä avaa monia muita toimintoja Microsoftin sovellusvalikoimassa. Emme käsittele näitä tässä artikkelissa, mutta esimerkkinä voit luoda automaattisia työnkulkuja Power Automaten ja OneDriven avulla.

Mistä OneDrive for Business koostuu?

OneDrive for Business on, kuten aiemmin mainitsimme, tallennustila, joka on olemassa internetissä pilvipalveluna. Emme mene teknisiin yksityiskohtiin, mutta uteliaille OneDrive on palvelu, joka käyttää SharePoint-pohjaista pilvitallennusta. Käyttäjänä et näe tätä, sillä se lisensoidaan osana Office/Microsoft 365:ttä ja antaa jokaiselle käyttäjälle 1 TB tallennustilaa dokumenteilleen. Kuinka paljon se sitten on? Googlaamalla voi löytää seuraavan tiedon: "1 TB vastaa noin 6,5 miljoonaa dokumenttisivua, kuten Office-tiedostoja, PDF-tiedostoja tai esityksiä. Tämä vastaa 1 300 fyysistä mappikaappia paperilla!". Tämä on tallennustila, joka riittää aluksi useimmille.

Pääsy tiedostoihin eri laitteilla.

OneDriveen tallennettuihin asiakirjoihin pääsee kaikilla Windows 10- ja 11 -laitteilla ja se on saatavilla myös aiemmille Windows- ja Apple-tietokoneiden versioille sekä Android- ja iOS-sovellusten kautta. Voit käyttää OneDrivea kaikilla tunnetuilla selaimilla tai kirjautumalla sisään osoitteessa www.office.com ja napsauttamalla OneDrive-kuvaketta. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella OneDrive-kansiota tiedostonhallinnassa ja valita "Näytä verkossa". Kummassakin tapauksessa päädyt selaimeen, jossa voit luoda uusia Office-asiakirjoja, ladata tiedostoja tai kansioita sekä synkronoida sisällön laitteesi ja pilvitallennuksen välillä.

Kun napsautat esimerkiksi Word-tiedostoa selaimessa, se avautuu Wordin verkkoversiossa, mikä antaa sinulle mahdollisuuden työskennellä kaikilla laitteilla, joilla on pääsy selaimeen.

Synkronointi – tallennustila OneDrivessa ja paikallinen tallennustila laitteellasi.

Kun valitset tallentaa tiedostosi OneDriveen, joka on pilvipalvelu, kohtaat ennemmin tai myöhemmin tilanteita, joissa internet ei ole käytettävissä, eikä sinulla siksi ole pääsyä tiedostoihisi. Tämä saa lähes kaikki synkronoimaan OneDriveen tallennetut tiedostot paikalliseen tallennustilaan laitteellaan. OneDrivessa on sisäänrakennettu älykkyys, joka pitää kirjaa versioista ja estää tiedostojen ylikirjoittamisen vahingossa, jos työskentelet eri laitteilla saman tiedoston parissa.

Miten asetan synkronoinnin?

On kaksi tapaa, joilla voit säilyttää tiedostot paikallisesti laitteella, jolla työskentelet, ja päästä niihin käsiksi myös ilman internet-yhteyttä.

1. Voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kansiota tai tiedostoa ja valita "Pidä aina tällä laitteella". Tällöin tiedostot säilyvät aina paikallisina kopioina laitteella (mikä vie tilaa laitteen paikallisesta tallennuskapasiteetista). Jos haluat muuttaa tilaa etkä enää tarvitse näitä tiedostoja paikallisesti, napsauta samaa kansiota tai tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Vapauta tilaa", mikä poistaa paikallisen kopion mutta säilyttää tiedostot OneDrivessa pilvessä.
2. Toinen tapa on automaattinen, eikä sinun tarvitse ajatella yllä kuvattua menettelyä. Kaksoisnapsauta vain tiedostoa, jonka kanssa haluat työskennellä. Tiedosto ladataan ja saa tiedostonhallinnan tilapalkissa vihreän renkaan ja vihreän valintamerkin, ja se tulee saataville paikallisesti. Tätä toimintoa kutsutaan "Tiedostot tarvittaessa". Windowsissa on myös kätevä OneDrive-ponnahdusvalikko, josta näet äskettäin synkronoidut tiedostot ja voit tarvittaessa keskeyttää synkronoinnin tilapäisesti. Ponnahdusvalikko tulee näkyviin, kun napsautat sinistä pilveä (OneDrive) tehtäväpalkin oikeassa reunassa.

Tiedostonhallinnassa on tilapalkki, joka näyttää tiedoston tai kansion tilan. Vihreä rengas ja valintamerkki tarkoittavat "aina tällä laitteella", tai valkoinen pilvi, jossa on siniset reunat, tarkoittaa "tila vapautettu ja tiedostot tai kansio ovat OneDrivessa pilvessä".

Haluatko tietää, miten voimme auttaa sinua edelleen OneDriven kanssa? Voit lukea lisää täältä.