Opas: Näin valitset oikean kokoustilateknologian.

Pohditteko kokoustilojen päivittämistä? Silloin kannattaa välttää kolme yleistä virhettä: käyttäjien tarpeiden sivuuttaminen, asennuksen ja tuen aliarviointi sekä sellaisen teknologian valinta, joka ei ole tulevaisuuden kestävä. Tämä opas auttaa tekemään fiksumpia päätöksiä heti alusta alkaen.

Moni organisaatio päivittää kokoustilojaan – mutta harva saa investoinnista täyden hyödyn irti. Kallis tekniikka jää käyttämättä, tuki ei vastaa tarpeisiin ja tilat eivät vastaa tulevaisuuden vaatimuksiin. Tässä on Check-lista, jonka avulla valitset oikein jo alussa.

1. Aloita tarpeista – älä tekniikasta.

Ennen kuin alat vertailla tuotteita, selvitä miten kokoukset teillä oikeasti toimivat:

• Millaisia kokouksia järjestätte? (esim. työpajoja, nopeita tilannekatsauksia, ulkoisia esityksiä)
• Kuinka monta osallistujaa on ja missä he sijaitsevat?
• Tarvitseeko tila tukea hybridikokouksille, skenaariopohjaiselle ohjaukselle, useille kameroille tai langattomalle jakamiselle?

➔ Kun lähdet liikkeelle käyttäjien tarpeista, vältät virhehankinnat ja varmistat, että tekniikkaa oikeasti käytetään.

2. Huomioi asennus ja tuki alusta alkaen.

Hyvä tekninen ratkaisu saa usein huonon maineen, koska se ei toimi odotetusti.

Ongelma ei yleensä ole itse tekniikassa – vaan asennuksessa, dokumentoinnissa tai tuen puutteessa.

Varmista, että toimittaja tarjoaa:

• Projektinhallintaa ja yhteensovittamista
• Valmiin dokumentaation ja koulutuksen
• Käyttäjille ja teknikoille saatavilla olevan tuen

➔ Oikealla tuella tila toimii niin ensimmäisenä päivänä kuin sadantenakin.

3. Varmista, että ratkaisu kestää aikaa.

Kokoustilateknologian tulee palvella useita vuosia. Siksi sen on oltava joustava ja yhteensopiva:

• Toimiiko se useilla alustoilla (Teams, Zoom, Google Meet)?
• Onko varajärjestelmiä (BYOD)?
• Onko ratkaisu sertifioitu ja skaalautuva tuleviin tarpeisiin?

Etsi ratkaisuja, joissa on:

• USB-C ja langaton jakaminen
• Intuitiivinen ohjauspaneeli ja hallittu päivitys
• Proaktiivinen valvonta (esim. Avoki Optimeet)

➔ Näin investointi on järkevä myös pitkällä aikavälillä.

4. Katso kokonaisuutta – älä vain näyttöä.

On helppo keskittyä näytön kokoon ja kameran tarkkuuteen. Mutta yhtä tärkeää on:

• Ääni: Mikrofonien välillä on suuria eroja toiminnallisuudessa
• Tuki: Kuinka nopeasti saat apua, kun jokin menee pieleen?
• Kokemus: Onko tekniikka niin helppokäyttöistä, että kaikki todella käyttävät sitä?

Haluatko apua oikean kokoustekniikan valintaan? Varaa maksuton demo Avokin asiantuntijan kanssa – ja löydä ratkaisu, joka vain toimii.

Ota yhteyttä