Shadow AI – kun tekoälyä käytetään yrityksen hallinnan ulkopuolella

Olet varmasti kuullut ChatGPT:stä, Microsoft Copilotista ja muista tekoälytyökaluista. Ehkä käytät niitä jo itse tai ehkä työntekijäsi hyödyntävät niitä päivittäin.

Monille yrityksille tekoälystä on tullut luonnollinen osa työpäivää. Joku käyttää sitä kokousmuistiinpanojen tiivistämiseen. Toinen analysoi Excel-taulukkoa tai laatii ensimmäisen luonnoksen asiakasviestistä.

Ongelma ei yleensä ole siinä, että tekoälyä käytetään.

Ongelma syntyy silloin, kun sitä käytetään yrityksen hyväksymien työkalujen, tietoturvakäytäntöjen ja ohjeistusten ulkopuolella. Silloin puhutaan Shadow AI:sta.

Mitä Shadow AI tarkoittaa?

Shadow AI tarkoittaa sitä, että työntekijät käyttävät tekoälytyökaluja, joita organisaatio ei ole hyväksynyt tai joiden käyttöä se ei hallinnoi.

Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

✔ käytetään ChatGPT:n ilmaista versiota henkilökohtaisella tilillä työtehtävissä
✔ asiakastietoja ladataan tekoälytyökaluun, jota yritys ei ole arvioinut tai hyväksynyt
✔ tekoälypalveluita käytetään tekstin, kuvien tai koodin tuottamiseen ilman IT-osaston tietoa
✔ tekoälysovelluksia liitetään yrityksen järjestelmiin ilman tietoturvatarkastusta

Kyse ei siis ole siitä, mitä tekoälytyökalua käytetään, vaan siitä, että käyttö tapahtuu yrityksen valvonnan ja hallinnan ulkopuolella.

Jos organisaatio käyttää esimerkiksi Microsoft 365 Copilotia, ChatGPT Enterprisea tai muuta yrityksen hyväksymää tekoälyalustaa omien ohjeistustensa mukaisesti, kyse ei ole Shadow AI:sta.

Miksi Shadow AI yleistyy?

Vastaus on oikeastaan melko yksinkertainen.

Tekoäly tekee monista työtehtävistä nopeampia ja helpompia. Työntekijät haluavat työskennellä fiksummalla tavalla ja hoitaa tehtävänsä tehokkaammin. Kun yritys ei tarjoa hyväksyttyjä tekoälytyökaluja tai selkeitä ohjeita niiden käyttöön, moni löytää omat ratkaisunsa.

Harvoin kyse on sääntöjen kiertämisestä. Useimmiten tavoitteena on yksinkertaisesti saada työ tehtyä.

Samalla tavoin kuin Shadow IT, myös Shadow AI syntyy silloin, kun liiketoiminnan tarpeet kehittyvät nopeammin kuin organisaation hallintamallit ja ohjeistus.

Mitä riskejä Shadow AI aiheuttaa?

Työntekijöiden tekoälyn käyttö ei välttämättä ole ongelma. Hallitsematon käyttö voi kuitenkin aiheuttaa riskejä, joita monet organisaatiot aliarvioivat.

Arkaluonteista tietoa voi päätyä yrityksen ulkopuolelle

Jos liikesalaisuuksia, henkilötietoja tai asiakastietoja syötetään julkisiin tekoälypalveluihin, yritys voi menettää hallinnan siihen, miten tietoja käsitellään ja tallennetaan.

Luodaan vastausta  Copilot said: Vaikeampi noudattaa sääntelyvaatimuksia

Monia organisaatioita koskevat GDPR:n, NIS2:n ja muiden säädösten vaatimukset. Kun tekoälyä käytetään yrityksen hallinnan ulkopuolella, vaatimustenmukaisuuden varmistaminen vaikeutuu.

Eri työkalut tuottavat erilaisia tuloksia

Kun jokainen työntekijä käyttää omia tekoälytyökalujaan, työn laatu voi vaihdella. Samalla on vaikeampi tietää, mihin tietoihin analyysit, päätökset tai asiakasviestintä perustuvat.

Kasvava hyökkäyspinta

Jokainen uusi työkalu tuo mukanaan mahdollisen tietoturvariskin. Ilman näkyvyyttä käytössä oleviin ratkaisuihin organisaation on huomattavasti vaikeampi havaita ja hallita tietoturvapoikkeamia.

Onko Shadow AI aina ongelma?

Ei.

Tekoälyn käyttö ei itsessään ole ongelma. Päinvastoin, tekoäly voi parantaa tuottavuutta merkittävästi ja vapauttaa aikaa arvoa tuottavampaan työhön.

Haasteena on luoda oikeat pelisäännöt.

Tekoälyn käytön kieltäminen harvoin tuottaa toivottua lopputulosta. Riskinä on, että käyttö jatkuu, mutta ilman näkyvyyttä.

Parhaiten onnistuvat organisaatiot yhdistävät innovaation ja selkeät toimintatavat.

Viisi keinoa vähentää Shadow AI:n riskejä

1. Selvitä, miten tekoälyä käytetään tällä hetkellä
Ennen uusien sääntöjen laatimista on tärkeää ymmärtää nykytilanne. Mitä tekoälytyökaluja käytetään, kuka niitä käyttää ja mihin tarkoituksiin?

2. Tarjoa hyväksyttyjä tekoälytyökaluja
Kun työntekijöillä on käytössään turvallisia vaihtoehtoja, tarve omien ratkaisujen käyttöön vähenee.

3. Laadi tekoälyohjeistus
Määritä, mitä työkaluja saa käyttää, mitä tietoa niihin voidaan syöttää ja mitä käytäntöjä tulee noudattaa.

4. Kouluta henkilöstöä
Useimmat haluavat toimia oikein, mutta eivät välttämättä tunne tekoälyn käyttöön liittyviä riskejä tai turvallisia toimintatapoja.

5. Seuraa ja kehitä toimintamalleja
Tekoäly kehittyy nopeasti, joten myös ohjeistuksia ja käytäntöjä on päivitettävä säännöllisesti.

Usein kysyttyjä kysymyksiä Shadow AI:sta

Ei. Jos yritys käyttää hyväksyttyä ratkaisua, kuten ChatGPT Enterprisea tai Microsoft 365 Copilotia ja käyttö tapahtuu organisaation ohjeiden mukaisesti, kyse ei ole Shadow AI:sta.

Ei, jos organisaatio on ottanut ratkaisun käyttöön ja hyväksynyt sen. Sen sijaan muut tekoälytyökalut, joita käytetään ilman IT-osaston tietoa, voidaan luokitella Shadow AI:ksi.

Tiettyjen palveluiden käyttöä voidaan rajoittaa, mutta yleinen kielto on harvoin paras ratkaisu. Parempi vaihtoehto on tarjota turvallisia tekoälytyökaluja ja selkeät käyttöohjeet.

Tekoälyä pitää ohjata, ei estää

Tekoälystä tulee olennainen osa tulevaisuuden työelämää. Kysymys ei ole siitä, käyttävätkö työntekijäsi tekoälyä, vaan siitä, käyttävätkö he sitä yrityksen pelisääntöjen mukaisesti.

Yhdistämällä oikeat tekoälytyökalut, selkeät ohjeistukset, koulutuksen ja suunnitelmallisen tietoturvatyön voitte hyödyntää tekoälyn mahdollisuudet ilman, että menetätte hallinnan.

Haluatko luoda turvallisen perustan tekoälyn käytölle organisaatiossasi? Autamme yrityksiä ottamaan tekoälyn käyttöön tavalla, joka vahvistaa sekä tuottavuutta että tietoturvaa.

Missä vaiheessa teidän tekoälymatkanne on?

Liiketoimintahyötyjen luominen tekoälyn avulla ei yleensä vaadi lisää työkaluja. Kyse on oikeiden edellytysten rakentamisesta, jotta ihmiset, toimintatavat ja teknologia voivat kehittyä yhdessä.

Haluatko ymmärtää, mitä tekoäly voisi mahdollistaa juuri teidän organisaatiossanne?
Varaa työpaja tai keskustele asiantuntijan kanssa.

Ota yhteyttä