Kun Teams ei toimi, pelkkä puhelin ei riitä

– näin varmistat organisaatiosi kokousten jatkuvuuden

Useimmat meistä pitävät sitä jo itsestäänselvyytenä. Yksi klikkaus kalenterikutsusta ja kokous on käynnissä kuva\- ja ääniyhteyksineen, chatteineen ja asiakirjojen jakamisineen. Microsoft Teamsista ja vastaavista alustoista on tullut olennainen osa monien suomalaisten yritysten ja organisaatioiden työpäivää.

Mutta mitä tapahtuu, jos alusta lakkaa yhtäkkiä toimimasta?

Microsoftin palveluissa esiintyvät laajat häiriöt muistuttavat siitä, kuinka riippuvaisia olemme toimivasta digitaalisesta infrastruktuurista. Esimerkiksi marraskuussa 2026 Outlookissa ja Teamsissa ilmeni laajoja yhteysongelmia, joista uutisoi Suomessa muun muassa Yle.

Samalla esiin nousee epämukava mutta jokaiselle organisaatiolle tärkeä kysymys: olemmeko varautuneet laajaan käyttökatkoon?

Jos Teams ei ole käytettävissä, organisaatio tarvitsee vaihtoehtoisen viestintäkanavan, joka toimii ensisijaisesta alustasta riippumatta. Hyvin suunniteltu varautuminen ja vaihtoehtoiset viestintäratkaisut pienentävät riskiä sille, että liiketoiminnan kannalta kriittiset kokoukset, päätöksenteko ja yhteistyö keskeytyvät.

Pelkkä puhelin ei välttämättä riitä. Kokouksissa tarvitaan usein myös turvallista ryhmäviestintää, tiedostojen jakamista ja mahdollisuutta työskennellä yhdessä. Siksi vaihtoehtoinen toimintamalli kannattaa suunnitella ja testata jo ennen häiriötilannetta.

Mitä tapahtuu, jos Teams ei toimi – riittääkö pelkkä puhelin?

Kun pilvipohjaiseen yhteistyöpalveluun tulee laaja käyttökatko, suuri osa organisaation toiminnasta voi pysähtyä. Monen ensimmäinen ajatus vararatkaisusta on perinteisesti ollut yksinkertainen:

”Soitetaan sitten toisillemme.”

Nykyisessä työelämässä tavallinen puhelu ei kuitenkaan aina riitä.

  • Kokonaiskuva ja tieto katoavat: Puhelussa käytettävissä eivät ole samalla tavalla kokoushistoria, jaetut asiakirjat, valkotaulun muistiinpanot tai näytön jakaminen, joiden avulla yllättävää tilannetta voidaan käsitellä nopeasti yhdessä.

  • Koordinointi vaikeutuu: Kriisiryhmän kokoaminen, viestinnän koordinointi tai liiketoimintakriittisten päätösten tekeminen pelkkien äänipuhelujen varassa voi hidastaa toimintaa ja tärkeää päätöksentekoa.

Puhelin toimii vararatkaisuna yksinkertaiseen yhteydenpitoon, mutta se pystyy harvoin korvaamaan kaikkia niitä toimintoja, joihin organisaatiot ovat tottuneet reaaliaikaisessa digitaalisessa yhteistyössä.

Miten geopolitiikka ja tietosuoja vaikuttavat digitaalisiin kokouksiin?

Teknisten käyttökatkojen lisäksi organisaatiot kohtaavat toisen, vähintään yhtä tärkeän haasteen: muuttuvan geopoliittisen tilanteen ja kysymykset datasuvereniteetista.

Kun pohditaan, kuka omistaa, tallentaa ja hallitsee pilvipalveluiden kautta kulkevaa tietoa, organisaatioiden on tehtävä vaikeitakin valintoja.

Miten varmistetaan, että luottamukselliset sisäiset kokoukset, strategiset keskustelut ja suojattavat tiedot käsitellään turvallisesti? Entä miten ulkomainen lainsäädäntö vaikuttaa organisaatioon silloin, kun tietoa tallennetaan tai käsitellään globaaleissa pilvipalveluissa?

Pelkästään julkisten pilvipalveluiden oletusasetuksiin luottaminen ei aina riitä. Organisaatioiden on arvioitava, miten tiedot suojataan, kenellä on niihin pääsy ja millaisia vaatimuksia tietojen säilytykselle ja tietoturvalle asetetaan.

Samalla toiminnan on pystyttävä jatkumaan myös silloin, kun yksittäinen palvelu ei ole käytettävissä. Siksi sekä tietosuoja että varautuminen ovat olennainen osa pitkäjänteistä IT\-strategiaa.

Miten rakennat turvalliset kokousratkaisut, joissa on huomioitu myös jatkuvuus?

Miten suojaat organisaatiosi tiedot ja varmistat samalla, että tärkeät kokoukset ja yhteistyö voivat jatkua myös käyttökatkon aikana?

Juuri tällaisissa tilanteissa turvallisten ja huolellisesti suunniteltujen IT\-ratkaisujen merkitys korostuu.

Avokilla on pitkä kokemus yritysten ja organisaatioiden turvallisen ja luotettavan IT\-infrastruktuurin rakentamisesta. Tietosuojaan, IT\-turvallisuuteen ja jatkuvuuteen tähtäävien ratkaisujen avulla autamme asiakkaitamme vähentämään haavoittuvuutta ja parantamaan toiminnan jatkuvuutta.

Esimerkiksi maantieteellisesti hajautetuilla konesaliratkaisuilla, edistyneillä tietoturvaratkaisuilla sekä huolellisesti suunnitelluilla varmuuskopiointi\- ja palautusratkaisuilla voidaan pienentää käyttökatkojen ja tietojen menettämisen riskiä.

Varautuminen ei kuitenkaan tarkoita pelkästään infrastruktuuria. Digitaalisten kokousten jatkaminen yhden alustan ollessa poissa käytöstä edellyttää myös vaihtoehtoisia viestintäkanavia, jotka eivät ole riippuvaisia samasta palvelusta.

Vaikka puhelin voi toimia yhtenä kriisitilanteen työkaluna, monelle organisaatiolle se ei yksin riitä. Oikealla suunnittelulla ja teknologialla voidaan varmistaa paremmat edellytykset turvalliselle viestinnälle, videokokouksille ja yhteistyölle myös silloin, kun ensisijainen ratkaisu ei ole käytettävissä.

Check-lista: Näin varmistat organisaatiosi digitaalisten kokousten jatkuvuuden

Tiedätkö, mitä organisaatiosi toiminnalle tapahtuu, jos ensisijainen kokousalusta on poissa käytöstä kokonaisen päivän? Tunnista, mitkä kokoukset ja viestintäkanavat ovat toiminnan kannalta kriittisiä.

Selvitä, missä organisaatiosi tietoja säilytetään, kenellä on niihin pääsy ja miten ne on suojattu ulkoisilta uhilta sekä muuttuvan sääntelyn vaikutuksilta.

Pelkkä varapuhelin ei aina riitä. Arvioi, millaisia turvallisia vaihtoehtoisia viestintäkanavia organisaatiosi tarvitsee puhe-, video- ja tiedonjakamiseen silloin, kun ensisijainen kokousalusta ei ole käytettävissä.

Oletteko harjoitelleet viestintää ja yhteistyötä ilman tavallisesti käyttämäänne kokousalustaa? Vararatkaisusta on todellista hyötyä vasta silloin, kun henkilöstö tietää, miten ja milloin sitä käytetään.

Kristian Sahenkari, Key Account Manager - Meeting Technology

Miten kokouksenne sujuvat, jos Teams ei toimi?

Rakenna toimintavarma ja turvallinen digitaalinen työympäristö, joka kestää myös poikkeustilanteet.

Ota yhteyttä Avokiin, niin kerromme lisää turvallisten kokousten ratkaisuistamme ja toimintavarmasta IT-infrastruktuurista.

Ota yhteyttä