Asiantuntijan 5 parasta vinkkiä turvalliseen tulostinratkaisuun.

Nykyisessä digitaalisessa maailmassa tulostinturvallisuus on usein unohdettu osa yritysten tietoturvaa. Dokumentinhallinnan ja tietoturvan asiantuntija Magnus Fredriksson jakaa parhaat vinkkinsä siihen, miten yritykset voivat suojautua yleisimmiltä tietoturvauhilta.

1. Käytä yksilöllisiä salasanoja.

Tulostimien oletussalasanat ovat yksi suurimmista tietoturvariskeistä. Magnus suosittelee vaihtamaan ne vahvoihin, laitekohtaisiin salasanoihin. "Vahva salasana on ensimmäinen puolustuslinja luvattomalta käytöltä," Magnus toteaa. Parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi tulostimia tulisi hallita kuten muitakin IT-ympäristön päätelaitteita – selkeillä käytännöillä, käyttöoikeuksien hallinnalla ja jatkuvalla seurannalla. Yksilöllisten salasanojen avulla yritykset voivat merkittävästi pienentää tietomurtojen riskiä. Hyödynnä alla olevaa tarkistuslistaa salasanojen suojaamiseen:

• Älä koskaan luovuta salasanojasi
• Käytä eri palveluissa eri salasanoja
• Käytä pitkiä salasanoja, mielellään salasanalauseita
• Hyödynnä salasananhallintaohjelmaa
• Ota käyttöön monivaiheinen tunnistautuminen

2. Suojaa verkkoyhteydet.

Yrityksen verkkoon liitetyt tulostimet ilman riittävää suojausta voivat toimia porttina erilaisille verkkohyökkäyksille. Magnus korostaa, että pääsyä tulee rajoittaa vain tarvittavien porttien kautta, liikennettä tulee segmentoida ja palomuureja hyödyntää. "Verkkoyhteyksien suojaaminen on kriittistä palvelunestohyökkäysten ja muiden kehittyneiden kyberhyökkäysten torjumiseksi," hän selittää. Tämä on erityisen tärkeää avoimissa tiloissa, joissa tulostimiin kohdistuva fyysinen pääsy on vaikeammin hallittavissa, mikä lisää luvattoman käytön ja manipuloinnin riskiä.

3. Pidä firmware ajan tasalla.

Vanhentunut firmware on yleinen – ja usein aliarvioitu – riski, joka voi altistaa järjestelmät tietomurroille, häiriöille ja tietovuodoille. Nopeasti muuttuvassa IT-ympäristössä säännölliset päivitykset ovat välttämättömiä, jotta tunnetut haavoittuvuudet voidaan paikata ja uusiin uhkiin vastata ajoissa. Magnus suosittelee selkeää päivityskäytäntöä sekä mahdollisuuksien mukaan keskitettyä hallintaa ja automaattisia päivityksiä. "Automaattiset firmware-päivitykset sekä virustorjunnan käyttö varmistavat, että tulostimet ovat suojattuja uusimpia uhkia vastaan," hän toteaa.

4. Suojaa arkaluonteinen tieto.

Magnus kehottaa varmistamaan tulostuksen turvallisuuden – sekä arkaluonteisen tiedon suojaamiseksi että NIS2-/kyberturvallisuuslain ja CER-direktiivin vaatimusten täyttämiseksi. Suositeltuja toimenpiteitä:

• Turvatulostus (PIN- tai korttivahvistus)
• Tulostusjonossa olevien tai tulostamattomien töiden automaattinen poistaminen
• Tallennustilan turvallinen tyhjennys (“disk wipe”)

Näin parannetaan tietosuojaa, jäljitettävyyttä ja vähennetään riskejä.

5. Huomioi vastuullisuus.

Tietoturvan lisäksi vastuullisuus on keskeinen osa nykyaikaista tulostusympäristöä. Se auttaa täyttämään tiukentuvat vaatimukset, vähentämään energiankulutusta ja pienentämään ympäristövaikutuksia. Magnus suosittelee valitsemaan laitteita, joilla on:

• Pitkä käyttöikä
• Matala energiankulutus
• Selkeät ympäristösertifikaatit (esim. Blue Angel)

Lisäksi on tärkeää suunnitella kiertotalouteen perustuva toimintamalli, joka kattaa laitteiden palautuksen, uudelleenkäytön ja vastuullisen kierrätyksen. "Palautus- ja uudelleenkäyttöohjelmien avulla yritykset voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja edistää kestävää toimintaa," Magnus kiteyttää.