Mihin tilaa oikeastaan ollaan käyttämässä?

Kysymys, joka voi säästää sinulle kymmeniä tuhansia euroja.

Uutta tekniikkaa on helppo hankkia, koska "nyt on sen aika".  
Mutta jos et tiedä, mihin tilaa oikeasti tullaan käyttämään, investointi voi jäädä pelkäksi kuluksi – sen sijaan, että se loisi todellista arvoa.

Tekniikka ei aina ole ratkaisu.

Monissa organisaatioissa teknologiahankintoja ohjaavat standardit, trendit tai budjetit. "Joka huoneeseen tarvitaan näyttö ja kamera."  
Mutta mitä hyötyä tilasta oikeasti halutaan?

Yleisiä virheellisiä ratkaisuja:

  • Pieni neuvotteluhuone varustetaan samalla tavalla kuin suuri kokoustila  
  • Luovat workshopit rajoittuvat tekniikkaan, joka on suunniteltu vain videokokouksiin  
  • Teknologia valitaan pelkästään tuolien määrän perusteella  

Kysy siis: "Mihin tätä tilaa oikeasti käytetään?"

Yksinkertainen kysymys – mutta ratkaiseva.

  • Hybridikokoukset ulkoisten osallistujien kanssa?  
  • Fyysiset workshopit post-it-lapuilla ja valkotauluilla?  
  • Useita esiintyjiä peräkkäin?  
  • Missä ihmiset haluavat seistä tai istua esityksen aikana?  
  • Sisäiset koulutukset tai uusien työntekijöiden perehdytys?

Eri käyttötarkoitukset vaativat eri teknologiaratkaisuja.  
Joskus riittää näyttö ja valkotaulu. Joskus tarvitaan automaattista rajausominaisuutta, suunnattua mikrofonitekniikkaa tai useita kameroita saumattomiin hybridikokouksiin.

Kolme askelta tarpeisiin perustuvaan teknologiaan.

1. Kartoitus: tarpeet ja käyttäytyminen:
Tutki, millaisia kokouksia tiloissa oikeasti pidetään. Mitä ongelmia halutaan ratkaista? Mikä vie aikaa tai aiheuttaa turhautumista?

2. Käyttäjien osallistaminen:  
Teknologia, joka suunnitellaan IT- tai rakennusprojektissa ilman käyttäjien panosta – jää helposti vajaakäytölle.

3. Lähtökohtana käyttötarkoitus – ei tuote.
Älä aloita tuotteesta. Määritä ensin, mitä toimintoja tarvitaan – ja valitse tekniikka sen mukaan.

Esimerkki: Stommen Group onnistui tarpeiden kautta.

Kun Stommen Group uudisti pääkonttorinsa kokoustilat Markarydissa, he eivät lähteneet liikkeelle teknologialistoista. Avoki aloitti yhdellä kysymyksellä: Mitä hyötyä näiden tilojen pitäisi tuottaa?

Lopputuloksena syntyi ratkaisu, jossa yhdistyivät Cisco-laitteet, Teams-yhteensopivuus, Miracast ja näyttöseinä – optimoituna hybridityöhön ja monipuolisiin kokousmuotoihin.

"Avoki ymmärsi tarpeemme heti. Haasteet ratkesivat nopeasti hyvällä kommunikaatiolla ja nopeilla säädöillä." – Jimmy Petersson, IT-päällikkö, Stommen Group

Haluatko välttää turhat kustannukset ja tekniikan, joka jää pölyttymään?

Tutustu oppaaseemme:

Opas: Tarpeisiin perustuva kokoustekniikka