Miten suunnitella kokoushuoneet toimistolla.

Tässä Kristoffer Nord, Avokin (entinen Office Management) kokoustekniikan asiantuntija, jakaa näkemyksiään ja vinkkejään siitä, miten voit suunnitella kokoushuoneita toimistolla.

Kristoffer Nord näkee selkeän trendin asiakkaidensa keskuudessa; toimistotiloja järjestellään uudelleen ja enemmän kokoustekniikkaa asennetaan mahdollistamaan täysin saumaton työskentely toimistolta ja etänä.

Kokoustekniikkaa useampiin huoneisiin.

Hybridikokoukset, jotka yhdistävät fyysisen kokoushuoneen toimistolla ja etäosallistujat, ovat uusi normaali. Jos toimiston on tarkoitus toimia luovana kohtaamispaikkana, joka vahvistaa yhteistyötä, on yksinkertainen kokoustekniikka asennettava lähes kaikkiin huoneisiin, jotta työ vaatii joustavuutta. Virtuaaliset, fyysiset ja hybridikokoukset tulisi olla yhtä sujuvia.

Erilaiset kokoustekniikat eri huoneissa.

Mieti, millaista kokoustekniikkaa tarvitaan eri tyyppisissä kokoushuoneissa. Yhdistä kehittyneempää tekniikkaa yksinkertaisempaan laitteistoon, jotta kaikki kokoustyypit (sisäiset ja ulkoiset) voidaan hoitaa ja varmistaa, että voit liittyä eri kokousalustoihin. Toinen näkökulma on turvallisuustaso. Moniin kokouksiin pilvipohjaiset ratkaisut toimivat, mutta joihinkin herkempiin kokouksiin tarvitaan korkeampi suojaus. Silloin on oltava vaihtoehtoja.

Älykäs kokoustekniikka.

Panosta älykkäämpiin järjestelmiin, joissa on oma yhteys, mikä helpottaa käyttäjää toimimaan oikein. Tämä tuo vakautta jokaiseen keskusteluun ja mahdollistaa myös ennakoivan ylläpidon. Se säästää paljon tukea, työaikaa ja turhautumista. Tekniikka on olemassa ja helpottaa jokaista kokousta.

Studio ammattimaisempaan viestintään.

Webinaarien kautta tapaaminen ja tiedon jakaminen yleistyivät pandemian aikana. Monet ovat myös ottaneet käyttöön "uutislähetyksiä" työntekijöille uutena sisäisen viestinnän tapana. Näemme kasvavaa tarvetta lähettää ammattimaisesti ja hyödyntää edistynyttä tekniikkaa, joka on myös yhä edullisempaa. Mieti tilaa, jossa voit rakentaa oman yksinkertaisen tai kehittyneemmän studion – suuri tai pieni tarpeidesi mukaan. Sitä käytetään usein, myös asiakastapaamisiin.

Tekniikan ymmärtäminen – mikä sopii sinulle parhaiten?

On tärkeää ymmärtää, miksi kaikilla alustoilla, kuten Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ja Webex, on sertifioituja lisävarusteita, jotta voidaan poistaa digitaalisten kokousten heikoin lenkki. Toimistolla tämä tehdään parhaiten investoimalla sopiviin toimistoratkaisuihin, kuten Zoom Rooms, Teams Rooms (MTR) tai joustavampiin monialustaisiin paketteihin, kuten Cisco Rooms.

Varmista skaalautuvuus tarpeiden mukaan.

Videokokoukset ovat olleet täällä jo pitkään, mutta näemme vasta käytön alun. Kun yhä useammat aiemmin fyysiset kokoukset siirtyvät digitaalisiin (videokokouksiin) tai hybridikokouksiin, vaatimukset ja toiveet turvallisuuden ja laadun suhteen kasvavat entisestään. Ääni ja kuva ovat tärkeitä. Siksi on tärkeää varmistaa, että käytetty tekniikka on skaalautuvaa ja tämä tehdään parhaiten miettimällä tulevaisuuden visiota siitä, miten haluaisi kaiken toimivan. Ilman talouden ja nykyisten digitaalisten edellytysten sekoittamista.

Lue lisää ratkaisuistamme videokokouksiin ja kokoustekniikkaan.