Näin paljon aikaa kokoustekniikan ongelmat vievät.

Näin korjaat tilanteen oikeilla välineillä.

Se alkaa usein siitä, että joku osallistuja ei kuule. Näytöllä näkyy väärä syöte. Joku yrittää jakaa ruutua – turhaan. Viisi minuuttia kuluu ennen kuin kokous edes alkaa. Tämä ei ole harvinaista.

Tuoreen raportin mukaan 83 % osallistujista kokee menettävänsä aikaa teknisten ongelmien vuoksi kokouksissa – kuten huonon äänen, jumiutuvan videon tai pätkivän yhteyden takia. Samalla testit osoittavat, että Microsoft Teams tarjoaa selvästi paremman äänenlaadun kuin kilpailijat, kiitos tekoälypohjaisen taustaäänten ja kaiun poiston. Huono kokoustekniikka vaikuttaa enemmän kuin uskomme – se vie aikaa, heikentää päätöksentekoa ja aiheuttaa turhautumista arjessa.

Teknisten ongelmien todellinen hinta.

Saatat ajatella: “Se on vain muutama minuutti silloin tällöin.” Mutta kun lasketaan tarkemmin:

• 15 minuutin viive kolmessa kokouksessa viikossa
• 10 osallistujaa
• Se tarkoittaa yli 30 työtuntia kuukaudessa – vain yhden tiimin osalta

Kyse ei ole vain ajasta:

• Menetetty uskottavuus: tekniset ongelmat asiakastapaamisissa viestivät heikosta ammattimaisuudesta
• Heikentynyt sitoutuminen: työntekijöiden keskittyminen ja energia kärsivät
• Lisäkuormitus IT:lle: pienet tukipyynnöt vievät aikaa – ja ovat usein täysin vältettävissä

Miksi tekniikka ei aina “vain toimi”?

1. Järjestelmät eivät keskustele keskenään.
Eri alustojen ja niiden sertifioidun tekniikan yhteensovittaminen voi aiheuttaa ristiriitoja.

2. Kukaan ei tiedä, miten tekniikkaa käytetään.
Ilman yhtenäisiä ratkaisuja ja perehdytystä syntyy turhaa epävarmuutta.

3. Ongelmat havaitaan vasta liian myöhään.
Kun jokin menee pieleen, kokous on jo käynnissä – ja häiriö on tosiasia.

Näin korjaat tilanteen – tekniikalla, joka vain toimii.

Oikea kokoustekniikka säästää aikaa – joka päivä.

Avokilla ratkaisumme perustuvat kolmeen kulmakiveen:

1. Yksinkertaisuus.
Ratkaisumme perustuvat “one-touch join” -periaatteeseen. Astut huoneeseen, painat nappia – ja kokous alkaa.

2. Yhteensopivuus.
Kaikki toimii yhteen nykyisten järjestelmienne kanssa: Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Workspace – ja varmistetaan varajärjestelmillä.

3. Toimintavarmuus.
Optimeet-valvonta-alustamme avulla havaitsemme ja ratkaisemme ongelmat ennen kuin käyttäjät edes huomaavat niitä – ympäri vuorokauden.

Näin asennus etenee – askel askeleelta.

Avokin prosessi on selkeä, jäsennelty ja testattu:

• 1. Tarvekartoitus & demo.

Kartoitamme nykytilanteenne Now – New – Next -mallilla ja esittelemme teknologian jossakin pohjoismaisista demotiloistamme.

• 2. Projektinhallinta & konfigurointi (3–4 viikkoa).

Otamme kokonaisvastuun – myös yhteensovittamisesta muiden toimijoiden kanssa tarvittaessa.

• 3. Asennus & koulutus.

Asennus sisältää dokumentaation, koulutusvideot, oppaat ja suoran tukiyhteyden – ei pelkkää tikettien käsittelyä.

• 4. Tuki & päivitykset.

Optimeetin kautta päivitykset tehdään teille sopivaan aikaan. Tuki on saatavilla puhelimitse, sähköpostilla ja chatissa.

“Tekniikka vain toimii” – Scandic Hotels.

Scandic Hotels halusi ratkaisun, joka toimii joka kerta. Avokin teknologian ja projektinjohdon avulla he saavuttivat juuri sen:

“Tekniikka vain toimii – se tuo korvaamatonta varmuutta hotellialalla.”
– Peter Novara, Head of AV Equipment, Scandic Hotels

Usein kysyttyä – ja selkeät vastaukset.

• Voimmeko käyttää nykyisiä Teams-lisenssejämme?
  Kyllä – mukautamme ratkaisun teidän ekosysteemiinne.
• Kuinka monta kokoushuonetta voimme varustaa?
  Ratkaisu on skaalautuva – yhdestä huoneesta koko toimistoon.
• Mitä se maksaa?
  Tarjoamme joustavia vuokramalleja, jotka mukautuvat teidän prioriteetteihinne.

Onko teidän kokoustekniikkanne valmis tulevaisuuteen?

Moni yritys kysyy tätä – mutta odottaa liian pitkään.

Tutustu Check-listaan: Onko teillä oikea kokoustekniikka?

Lista auttaa hahmottamaan nykytilan, riskit ja mahdollisuudet – ilman tarvetta varata tapaamista.