Yhä useammat ihmiset ymmärtävät matkustamattomien kokousten edut. Ne säästävät ympäristöä, kustannuksia ja aikaa sekä tarjoavat työntekijöille paremman työympäristön, jossa on enemmän aikaa sekä työhön että vapaa-aikaan. Siirtyminen puhelinkonferenssista siihen, että näkee toisensa, tuo suuren vaikutuksen. Nykyteknologia mahdollistaa lähes saman tunteen videokokouksessa kuin oltaisiin samassa huoneessa, vaikka osallistujat olisivat eri puolilla maailmaa. Hybridityöskentelyssä keskitytään ääneen, kuvaan ja tietenkin turvallisuuteen.

Neljä sudenkuoppaa, joita välttää.

Miksi monet edelleen epäröivät käyttää videotekniikkaa vakiona kokoushuoneissaan mahdollistamaan joustavuuden sekä sisäisissä että ulkoisissa kokouksissa? Vastaus on todennäköisesti se, että monet yhdistävät videokokoukset teknisiin ongelmiin ja pitävät niitä kalliina, vaikeina ja huonolaatuisina. Arviot, jotka eivät heijasta modernia tekniikkaa oikein asennettuna.

Tässä on 4 yleistä sudenkuoppaa, jotka on käsiteltävä ennen asennuksen aloittamista. Tämä lisää mahdollisuuksia luotettavaan ja pitkäaikaiseen ratkaisuun hybridi-kokouksillesi.

1. Tietokone ei ole optimaalinen videotekniikka.

On riskialtista ja teknisten ongelmien altista käyttää tietokonetta videokonferenssitekniikkana. Kokoukseen vaikuttavat avoinna olevat ohjelmat, WIFI:n käyttö dedikoidun verkon sijaan sekä usein väärin mukautettu oheislaitteisto. Yhteensä tämä voi aiheuttaa yhteyden ja kokemuksen heilahtelua.

2. Älä asenna videoratkaisua suurimpaan huoneeseen.

Kuinka monta osallistujaa teillä on keskimäärin kokouksissanne? Useimmat videokokoukset eivät yleensä ole kovin suuria, joten on tehotonta asentaa suuri ja tehokas videokonferenssilaite suurimpaan kokoushuoneeseen. Yleinen sudenkuoppa on olla miettimättä, minkä tyyppisiä kokouksia pidetään. On tärkeää, että käytössä on relevantti ja oikea tekniikka tiettyä kokousta varten – virallinen konferenssi vaatii jotain muuta kuin pikakokous. Jos on valittava suuren ratkaisun tai useiden pienten välillä, on yleensä hyödyllisempää panostaa sopiviin videoratkaisuihin useissa pienemmissä kokoushuoneissa.

3. Tukeeko tekniikka kokoustarpeitasi?

Aloita miettimällä, miten kokouksenne järjestetään ja kenen kanssa olette yhteydessä. Tekninen ratkaisu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten kokoukset pidetään. Monet eivät ajattele, että tarpeet ovat erittäin erilaisia teknisesti, jos aiot käyttää ratkaisua etäkokouksiin sisäisiin tai ulkoisiin kokouksiin, pieniin pikakokouksiin tai suuriin kokouksiin. Vinkki on miettiä mahdollisuutta ulkoiseen viestintään suoraan. Tämä asettaa hieman korkeampia vaatimuksia tekniikalle kuin pelkän videoratkaisun käyttäminen sisäisiin kokouksiin. Mutta se antaa teille hyvän mahdollisuuden vastata asiakkaidenne odotuksiin sekä nyt että tulevaisuudessa.

4. Tee videokonferenssiratkaisustasi alustariippumaton.

Joku työntekijä suosii Teamsia, asiakkaalla on vanhempi Tandberg-ratkaisu, kolmas suosii Hangoutia ja joskus Zoomia. Joustava ja etätyöskentely tarkoittaa myös sitä, että videokonferenssialustojen valinnat vaihtelevat suuresti. Jonkun pakottaminen käyttämään omaa tekniikkaasi ei toimi. Varmista sen sijaan, että kaikilla osallistujilla on turvallinen yhteys toisiinsa riippumatta käytetystä alustasta.