Opas: Tarpeisiin perustuva kokoustekniikka.

Uuden kokoustekniikan tarkoitus on helpottaa yhteistyötä. Silti liian usein jää tekemättä ne tärkeät täydennykset, jotka tekevät kokemuksesta aidosti toimivan. Miksi? Koska tilaa ei koskaan suunniteltu sen todellista käyttöä varten. Tämä opas auttaa sinua esittämään oikeat kysymykset alusta alkaen – ja valitsemaan teknologian, joka toimii käytännössä.

Vaihe 1: Selvitä, mihin tilaa käytetään.

Älä aloita tuotteista. Aloita todellisuudesta:

  • Millaisia kokouksia tilassa pidetään? (esim. hybridikokoukset, luovat workshopit, koulutukset)
  • Ketkä osallistuvat? Tarvitaanko toimintoja esittämiseen, vuorovaikutukseen, etäosallistumiseen?
  • Mikä toimii jo hyvin? Mikä aiheuttaa kitkaa?
  • Mitkä ovat tyypillisiä kokoustilanteita?

Mitä selkeämpi kuva muodostuu, sitä helpompi on valita oikea tekniikka.

Vaihe 2: Osallista käyttäjät.


Teknologia, joka hankitaan ilman loppukäyttäjien näkemyksiä, saa helposti leiman "ei toimi".

  • Haastattele tai havainnoi avainhenkilöitä organisaatiossa
  • Testaa prototyyppejä tai näytä demoratkaisuja
  • Anna eri tiimien tuoda esiin omat tarpeensa ja skenaariot

Tämä lisää todennäköisyyttä, että teknologia todella parantaa työpäivää.

Vaihe 3: Valitse tekniikka käyttötarkoituksen mukaan.


Nyt on aika valita laitteet – mutta vain ne, jotka tukevat tilan tarkoitusta.

Kysymyksiä pohdittavaksi:

  • Tarvitaanko videota, ääntä, näyttöä vai vain valkotaulu?
  • Tuleeko ratkaisun toimia Teamsin, Zoomin, Google Meetin tai usean alustan kanssa?
  • Voidaanko kokoukset käynnistää langattomasti, omalla koneella (BYOD) tai helposti kosketuspaneelilla?


Toimintoja, jotka usein tekevät eron:

  • Kattoon sijoitetut mikrofonit ja automaattinen rajaus hybridikokouksiin
  • Langaton jakaminen USB-C:llä tai Miracastilla
  • Helppo, valmiiksi kytketty asennus, joka minimoi käyttökatkot

Bonus: Muista tuki ja standardointi.

  • Kuka auttaa, jos tekniikka ei toimi?
  • Voiko samaa ratkaisua käyttää muissa tiloissa tai toimipisteissä?
  • Voiko tekniikkaa päivittää automaattisesti tai valvoa keskitetysti?


Haluatko tietää, miltä tarpeet näyttävät teidän tiloissanne? Varaa tarpeiden kartoitus Avokin asiantuntijan kanssa.

Varaa kartoitus
Artikkelit

Lue lisää artikkeleita kokoustekniikasta.

Tarjoamamme kokoustekniikan ratkaisut.


Oletko kiinnostunut siitä, miten voimme auttaa sinua älykkäällä, tehokkaalla ja tulevaisuudenkestävällä kokoustekniikalla? Lue lisää tarjoamistamme ratkaisuista ja siitä, miten voimme tukea juuri sinun tarpeitasi.

Mötesteknik