7 dolda kostnader i ert nuvarande skrivaravtal

Många företag tror att de har bra koll på sina skrivarkostnader.
En fast månadskostnad, ett serviceavtal och några skrivare som “bara står där”.
Men när vi gör en genomgång av kunders printmiljöer ser vi ofta samma sak: kostnaderna är betydligt högre än vad avtalet visar.
Här är sju kostnader som ofta gömmer sig i ett helt vanligt skrivaravtal.

Kontakta oss

1. Tiden som IT lägger på skrivare

Skrivare är sällan ett stort projekt men det är ofta många små problem.

• drivrutiner som strular
• utskrifter som fastnar i kö
• användare som inte hittar rätt skrivare
• toner som tar slut

Varje incident är liten men tillsammans kan de ta mycket tid från IT-avdelningen.
När printmiljön inte är centraliserad eller automatiserad skapar den onödiga supportärenden, något många IT-chefer underskattar.

2. Toner som köps utanför avtalet

Det här är vanligare än man tror.
Avtalet inkluderar toner men i praktiken händer ofta något av följande:

• toner beställs manuellt från annan leverantör
• akuta inköp görs när något tar slut
• olika modeller kräver olika toner

Resultatet: kostnader som aldrig syns i avtalet.
I en modern printtjänst ska toner normalt skickas automatiskt baserat på användning.

3. För många skrivare

När skrivare köps eller leasas över tid blir miljön ofta spretig.

• små skrivare i varje rum
• gamla maskiner som aldrig avvecklas
• olika modeller från olika leverantörer

Det leder till:

• högre servicekostnader
• mer tonerlogistik
• fler felkällor

En genomgång av skrivarmiljön gör det ofta möjligt att halvera antalet enheter utan att påverka användarna.

4. Säkerhetsrisker som ingen räknar på

Många tänker inte på att skrivare faktiskt är uppkopplade datorer.
De kan:

• lagra dokument
• vara anslutna till nätverket
• bli en ingångspunkt i IT-miljön

I en modern lösning ingår ofta säkerhetsfunktioner som kryptering, åtkomstkontroll och övervakning. 
Utan detta kan skrivaren bli en onödig säkerhetsrisk.

5. Utskrifter som aldrig hämtas

En klassiker.
Någon skriver ut. Glömmer dokumentet. Eller skriver ut igen.
Resultatet:

• papper
• toner
• tid
• känslig information sprids

Med funktioner som pull-print eller användarautentisering skrivs dokument bara ut när användaren står vid skrivaren. 
Det minskar ofta utskriftsvolymen direkt.

6. Oplanerade servicekostnader

I vissa avtal ingår inte allt. Det kan till exempel handla om:

• reservdelar
• arbete på plats
• vissa typer av service

Då dyker kostnader upp först när något går sönder.
I ett modernt MPS-upplägg (Managed Print Services) är tanken istället att allt ingår i en fast kostnad — inklusive service, toner och reservdelar.

7. Den största kostnaden: ineffektiva arbetsflöden

Den dyraste kostnaden är ofta inte själva utskriften. Det är hur dokument hanteras.
Till exempel:

• manuell scanning
• dokument som mejlas runt
• filer som sparas på fel ställe

Moderna skrivarlösningar kan istället:

• skicka dokument direkt till rätt system
• automatisera arkivering
• integrera med molntjänster

När dokumentflödet förbättras sparar organisationer betydligt mer tid än vad själva printkostnaden är värd.

Så vet du om ert skrivaravtal är konkurrenskraftigt

Tre frågor räcker ofta:

1. Ingår allt i månadspriset?
2. Har ni full kontroll på hur mycket ni faktiskt skriver ut?
3. Lägger er IT-avdelning onödigt mycket tid på skrivare?

Om svaret är ja på någon av dem är det ofta värt att göra en genomgång.
Inte för att byta leverantör direkt. utan för att förstå vad ni egentligen betalar för idag.