Guide: Behovsdriven mötesteknik
Ny mötesteknik ska förenkla samarbetet. Men allt för ofta blir missas viktiga kompletteringar för att göra upplevelsen riktigt bra. Varför? För att rummet aldrig designades för det som faktiskt sker i det. Den här guiden hjälper dig ställa rätt frågor från början – och välja teknik som fungerar i verkligheten.
Steg 1: Kartlägg hur rummet ska användas
Börja inte med produkterna. Börja med verkligheten:
- Vilka möten ska ske här? (t.ex. hybridmöten, kreativa workshops, utbildningar)
- Vilka roller deltar? Behövs funktioner för presentation, interaktion, distans?
- Vad fungerar bra i dag? Vad skapar friktion?
- Vilka är de vanliga scenarion i våra möten?
Ju tydligare bilden blir, desto lättare är det att välja rätt teknik.
Steg 2: Involvera användarna
Teknik som köps in utan att slutanvändarna får tycka till får ofta stämpeln som "inte bra".
- Intervjua eller observera nyckelpersoner i organisationen
- Testa prototyper eller visa demo-lösningar
- Låt olika avdelningar bidra med scenarier eller krav
Det ökar chansen att tekniken faktiskt förbättrar arbetsdagen.
Steg 3: Välj teknik som matchar syftet
Nu är det dags att välja utrustning. Men bara det som behövs för att uppfylla syftet.
Frågor att ställa:
- Behövs video, ljud, skärm eller bara en whiteboard?
- Ska det fungera med Teams, Zoom, Google Meet eller flera plattformar?
- Ska möten kunna startas trådlöst, med egen PC (BYOD) eller med enkelhet via touchpanel?
Exempel på funktioner som ofta gör skillnad och ökar flexibilitet:
- Takplacerade mikrofoner och auto-framing för hybridmöten
- Trådlös delning via USB-C eller Miracast
- Enkel, färdigkopplad installation för minimerad driftstörning
Bonus: Tänk på support och standardisering
- Vem hjälper till om tekniken inte fungerar?
- Går det att återanvända samma lösning i fler rum eller kontor?
- Kan tekniken uppdateras automatiskt eller övervakas centralt?
Vill du veta hur behoven ser ut i dina rum? Boka en behovsanalys med Avoki.