Vad ingår i ett printavtal – och vad borde ingå?

Ett printavtal som ser bra ut på papperet kan bli dyrt i verkligheten. Många IT-chefer och inköpsansvariga möts av överraskningar först när toner eller support börjar faktureras separat. Här får du en komplett checklista på vad ett modernt printavtal bör innehålla – och hur du undviker de vanligaste fallgroparna.

1. Vad brukar ingå i ett traditionellt printavtal?

Många leverantörer säljer in sina tjänster med lågt instegspris, men lämnar viktiga delar utanför:

Hårdvara: Ofta en multifunktionsskrivare
Installation: Grundläggande leverans och uppkoppling
Support: Reaktiv service vid maskinfel
Toner: Ibland inkluderat – men ofta med begränsningar

Vanligt problem: Allt utanför ”minimalt underhåll” blir tilläggskostnader – säkerhet, reservdelar och proaktiv support exkluderas.

2. Vanliga fallgropar – vad som ofta inte ingår

Undvik oväntade utgifter genom att känna till dessa typiska brister i traditionella avtal:

Toner och förbrukningsmaterial faktureras separat
Reservdelar är inte inkluderade
Långa responstider → driftstopp och förlorad produktivitet
Ingen proaktiv service – bara reparation efter fel
Säkerhet saknas helt, trots GDPR-krav

3. Vad borde ingå i ett modernt printavtal?

Allt-i-ett-tjänst: Hårdvara, toner, reservdelar, service, installation
Fast månadskostnad: Ingen risk för extradebiteringar
Proaktiv övervakning: Fixar problem innan du märker dem
Säkerhetspaket: Kryptering, autentisering, rensning av utskrifter
Skalbarhet: Justera efter era behov
Miljöansvar: Energieffektiva skrivare, återvinning, lågt klimatavtryck