Checklista: är ert skrivaravtal faktiskt konkurrenskraftigt?

Många organisationer förlänger sina skrivaravtal nästan automatiskt.
Inte för att de är helt nöjda, utan för att det känns enklare än att utvärdera alternativen.
Men skrivarmarknaden har förändrats snabbt de senaste åren med nya tjänstemodeller, bättre säkerhet, mer automatisering.
Det gör att ett avtal som var bra för fyra år sedan inte nödvändigtvis är det idag.

Här är en enkel checklista för att avgöra om ert avtal fortfarande är konkurrenskraftigt.

Kontakta oss

1. Har ni full transparens på kostnader?

Ett bra skrivaravtal ska vara enkelt att förstå.
Ni ska kunna svara på:

  • vad kostar en utskrift?
  • vad ingår i månadsavgiften?
  • vilka kostnader kan tillkomma?

Om ekonomin är svår att överblicka finns ofta dolda kostnader i avtalet.

2. Ingår toner, service och reservdelar?

I många moderna lösningar ingår allt:

  • toner
  • reservdelar
  • service
  • support

Det innebär att ni får förutsägbara kostnader istället för oväntade fakturor.

3. Är skrivarna rätt dimensionerade?

När organisationer växer eller förändras är det vanligt att skrivarmiljön inte längre passar verksamheten.
Vanliga tecken:

  • för många små skrivare
  • maskiner som nästan aldrig används
  • köer vid vissa skrivare

En optimering av maskinparken kan ofta minska både kostnader och supportbehov.

4. Hur mycket tid lägger IT på skrivare?

En av de viktigaste frågorna är inte kostnaden. utan tiden.
Om IT ofta behöver hjälpa till med drivrutiner, utskriftsproblem
och installationer — då är miljön troligen inte tillräckligt automatiserad.
En modern printmiljö ska kräva minimalt manuellt arbete.

5. Är säkerheten uppdaterad?

Skrivare är idag en del av IT-miljön.
De hanterar dokument, användare och nätverkskommunikation.
Därför bör de också ha funktioner som:

  • kryptering
  • användarautentisering
  • säker dokumenthantering

Det minskar risken för att känslig information hamnar fel. 

6. Kan lösningen integreras med era system?

En modern skrivarlösning bör kunna kopplas till:

  • Microsoft 365
  • molnlagring
  • affärssystem
  • dokumenthantering

När scanning och dokumentflöden automatiseras sparar organisationer ofta mer tid än de gör på själva utskriften.

7. Har ni gjort en marknadskoll de senaste 3 åren?

Skrivaravtal löper ofta i 36–60 månader.
Under den tiden händer mycket i marknaden.
Att göra en jämförelse innebär inte att ni måste byta leverantör.
Men det ger er ett bättre förhandlingsläge — och bättre beslutsunderlag.

En enkel tumregel

Om ni inte kan svara tydligt på de flesta frågorna i checklistan är det ofta värt att göra en oberoende genomgång av er printmiljö.
Inte för att byta direkt.
Utan för att veta vad ni faktiskt betalar för.