Har din friskola koll på sin dokumenthantering?

– Så hittar du bristerna med vår enkla checklista

 

Dokumentflödet som påverkar hela skolan

 

Friskolor har ofta bra IT-system, men trots det uppstår samma typ av problem om och om igen:

• Dokument som inte går att hitta
• Otydligt ansvar
• Onödiga risker kring GDPR och säkerhet
• Förlorad tid på manuell hantering

 

Det påverkar inte bara administrationen, utan hela skolans effektivitet och arbetsmiljö.

Därför har vi tagit fram en konkret checklista som gör det enkelt att utvärdera nuläget.

Ju fler "nej" du svarar – desto större förbättringspotential.

 

Checklista: Hur väl fungerar skolans dokumenthantering?

Struktur & ansvar

• Har ni tydliga processer för hur dokument ska hanteras?
• Vet alla var olika dokumenttyper ska sparas?
• Är det klart vem som ansvarar för att skapa, uppdatera och arkivera varje dokument?

 

Tillgänglighet & säkerhet

• Är viktiga dokument digitala och tillgängliga för rätt personer?
• Har ni rutiner för behörighet och versionshantering?
• Följer ni GDPR i hanteringen av personuppgifter?

 

Effektivitet & kvalitet

• Är det lätt att hitta rätt dokument vid behov?
• Sparas dokumenten så att de inte försvinner om någon slutar?
• Använder ni digitala verktyg för att automatisera delar av flödet?

 

Så använder du checklistan

Sätt dig gärna tillsammans med en kollega i skolledningen eller administrationen. Gå igenom varje punkt och notera var det finns brister eller osäkerhet.

 

Boka digitalt möte