Så använder du Microsoft Teams smartare 
- 6 funktioner som gör arbetsdagen enklare

Du ska snabbt hitta ett dokument från ett möte förra veckan.
Du vet att det delades i Microsoft Teams.
Men var?
Var det i en chatt? En kanal? Eller i mötets konversation?
Efter några minuter av letande börjar frustrationen smyga sig på. Och du är inte ensam.
Många företag använder Microsoft Teams varje dag – men långt ifrån alla använder verktyget på ett sätt som gör arbetet enklare.
När kanaler, chattar och dokument används lite hur som helst blir Teams snabbt rörigt. Men med rätt struktur kan Teams i stället bli en central arbetsyta där kommunikationen blir tydligare och informationen lätt att hitta.

I den här artikeln går vi igenom några av de viktigaste funktionerna i Teams – och hur du använder dem smartare.

Kort version – så använder du Microsoft Teams mer effektivt

Vill du snabbt förbättra hur ni arbetar i Microsoft Teams?
Börja med de här principerna:

• använd kanaler för information som flera i teamet behöver ta del av
• använd chattar för snabba frågor mellan några få personer
• planera uppgifter i Planner
• samarbeta i dokument direkt i Teams
• samla mötesinformation i mötestrådar

Små förändringar i hur ni använder Teams kan göra stor skillnad i arbetsdagen.

Vad används Microsoft Teams till?

Microsoft Teams är mer än ett verktyg för videomöten. Plattformen samlar flera delar av arbetsdagen i ett och samma system:

• chatt och kommunikation
• videomöten
• dokumenthantering
• uppgiftshantering
• projektarbete

När Teams används rätt blir det en gemensam arbetsyta där information, dokument och dialog finns på samma plats.

När ska du använda kanaler i Microsoft Teams?

Kanaler är grunden i Microsoft Teams.
En kanal fungerar som en öppen arbetsyta där information delas med en grupp människor – till exempel en avdelning, ett projekt eller ett team.
Fördelen med kanaler är att kommunikationen blir transparent. Alla i teamet kan följa diskussioner, hitta tidigare beslut och ta del av dokument som delas.
Det gör att information inte fastnar hos enskilda personer.

Kanaler passar bäst när:

• flera personer behöver ta del av informationen
• ni arbetar tillsammans i ett projekt
• dokument ska delas och sparas centralt
• ni vill kunna gå tillbaka och se tidigare diskussioner
  

När ska du använda chatt i Microsoft Teams?

Chattar är perfekta för snabb och direkt kommunikation mellan två eller flera personer.
Här kan du ställa frågor, skicka filer eller snabbt få svar utan att behöva boka ett möte.
Skillnaden mot kanaler är att chattar är mer privata och inte lika synliga för resten av teamet.

Chattar passar bäst när:

• du behöver ett snabbt svar
• kommunikationen bara berör några få personer
• det handlar om kortare dialoger eller avstämningar

Om diskussionen däremot påverkar fler i teamet kan det vara bättre att flytta den till en kanal så att fler kan ta del av informationen.

Kanal eller chatt – vad är skillnaden?

Det här är en av de vanligaste frågorna när organisationer börjar arbeta mer strukturerat i Microsoft Teams.

En enkel tumregel är:

• Använd kanal när informationen är relevant för fler än två personer – eller när den kan behöva hittas igen senare.
• Använd chatt när det handlar om snabba frågor mellan några få personer.

När team följer den här principen blir Teams ofta betydligt mer överskådligt.

Planera uppgifter i Microsoft Teams med Planner

Planner är ett enkelt men kraftfullt verktyg för att planera och följa upp arbete direkt i Teams.
Här kan ni skapa uppgifter, fördela ansvar och följa status i ett projekt.
Varje uppgift kan ha:

• ansvarig person
• förfallodatum
• checklista
• kommentarer och bilagor

Det gör att alla i teamet kan se vad som ska göras, vem som ansvarar och hur långt arbetet har kommit.

Planner passar särskilt bra för projekt, kampanjer eller arbetsflöden där flera personer samarbetar.

Samarbeta i dokument direkt i Microsoft Teams

När du delar dokument i Teams sparas de i SharePoint eller OneDrive.
Det betyder att flera personer kan arbeta i samma dokument samtidigt.
Ni slipper olika versioner av filer och långa mailtrådar med bilagor.
I stället kan ni:

• redigera dokument samtidigt
• se vem som gjort ändringar
• kommentera direkt i dokumentet
• alltid arbeta i den senaste versionen
  
  

Det gör samarbetet både snabbare och mer strukturerat.

Teams-möten – mer än bara videomöten

De flesta använder Teams för videomöten. Men funktionerna är betydligt fler än så.
Du kan till exempel:

• spela in möten
• dela skärm eller presentation
• använda mötesanteckningar
• fortsätta diskussionen i mötets chatt
  

Det gör att beslut och information från mötet finns kvar även efteråt.

För den som inte kunde delta går det också att ta del av inspelningen i efterhand.

Vanliga misstag i Microsoft Teams

Många organisationer gör samma misstag när de börjar använda Teams.

Vanliga exempel är:

• för många privata chattar
• otydliga kanalstrukturer
• dokument sparas på flera ställen
• mötesinformation sprids i olika konversationer

Tips: Så får ni bättre struktur i Microsoft Teams

Små förändringar i hur ni använder Teams kan göra stor skillnad i arbetsdagen. 
Börja med de här enkla principerna:

• skapa tydliga kanaler för projekt, team eller ämnen
• använd kanaler i stället för chattar när informationen är viktig för flera
• samla dokument i rätt kanal så att alla hittar dem
• använd Planner för uppgifter i stället för att skriva dem i chatten
• fortsätt mötesdiskussioner i mötestråden

När informationen samlas på rätt plats blir Teams snabbt en arbetsyta där det är enkelt att hitta dokument, följa beslut och samarbeta.