Vad ska rummet egentligen användas till?

Frågan som kan spara dig hundratusentals kronor.


Det är lätt att köpa in ny teknik för att "det är dags". Men om du inte vet vad rummet faktiskt ska användas till, riskerar investeringen att bli just det: en kostnad, snarare än ett värde.

Teknik är inte alltid lösningen

För många verksamheter är teknikköp styrda av standarder, trender eller budgetar. "Vi behöver en skärm och kamera till varje rum". Men vad ska rummet göra för nytta?

Vanlig felmatchning:

  • Ett mindre konferensrum får samma typ av funktioner som ett större konferensrum
  • Kreativa workshops begränsas av teknik byggd för enbart videomöten
  • Tekniken appliceras baserad på antal stolar i ett rum

Ställ frågan: Vad ska det här rummet egentligen användas till?

Det är en enkel fråga. Men avgörande.

  • Ska det vara för hybridmöten med externa deltagare?
  • Fysiska workshops med post-its och whiteboards?
  • Kommer vi ha med flera presentatörer i rad?
  • Var vill folk vara när de presenterar?
  • Interna utbildningar eller onboarding av nya medarbetare?

Olika syften kräver olika teknik. Ibland räcker det med en skärm och en whiteboard. Ibland behövs auto-framing, riktad mikrofonteknik eller flera kameror för att säkerställa sömlösa hybridmöten.

Tre steg till behovsdriven teknik

1. Kartlägg behov och beteenden
Se över vilka möten som faktiskt sker i era rum idag. Vilka problem vill ni lösa? Vilka moment tar tid eller skapar frustration?

2. Involvera slutanvändarna
Teknik som tas fram i ett IT- eller byggprojekt men inte får input från dem som ska använda den – kommer inte användas fullt ut.

3. Utgå från syftet – inte produkten
Gör inte produkten till startpunkten. Låt syftet definiera funktionerna, och välj teknik därefter.

Exempel: Stommen Group valde rätt tack vare behovsanalys

När Stommen Group skulle uppgradera mötesrummen på huvudkontoret i Markaryd fanns inga krav på specifik teknik. Avoki började istället med frågan: Vad ska de här rummen göra för nytta?

Resultatet blev Cisco-hårdvara med Teams, Miracast och skärmvägg – optimerat för deras hybrida arbetssätt och många olika mötesformat.

"Avoki förstod våra behov direkt. Utmaningar löstes snabbt med bra kommunikation och snabba justeringar." – Jimmy Petersson, IT-chef, Stommen Group.

Vill du slippa onödiga kostnader och teknik som samlar damm?

Spana in vår guide till behovsdriven mötesteknik.

Guide: Behovsdriven mötesteknik