5 nycklar till framgång.

 

1. Var en förebild


Den första nyckeln till att bli en teknikanvändande organisation är att säkerställa teknikstött ledarskap. Organisationer där chefer antar, och aktivt använder, ny teknik har en klar fördel jämfört med organisationer där chefer inte gör det – vilket återspeglas i vår enkätdata. Dessutom underlättar organisationer där ledningen förlitar sig på nya tekniska lösningar processen för strategisk inriktning. Planer för tekniska skiften eller digital transformation blir oftare verklighet om de leds av aktiva
och entusiastiska chefer. Den första nyckeln till framgång är därför att se till att cheferna går före, och inte implementerar teknik som de själva inte förstår och inte vill använda. Det är inte nödvändigt att ledarna förstår precis allt kopplat till ny innovation men de bör i alla fall förstå hur och varför den är viktig för företaget.

2. Var en lärande organisation


Organisationer som låter sina medarbetare lära sig på ett självstyrt och
framåtblickande sätt klarar sig mycket bättre än sina konkurrenter. Detta är en trend som vi troligtvis kommer se allt tydligare ju fler tekniska innovationer som dyker upp.
Dagens teknik är ett smörgåsbord av alternativa innovationer som kan funka med varandra, fungera separat eller vara integrerade med de lösningar som används av din partner eller kund. Låt medarbetare experimentera i liten skala och hitta lösningar som passar för deras specifika uppgifter. Reglerar man teknikanvändningen för mycket kan det minska innovationsgraden i företaget. Att skapa en proaktiv kultur i organisationen är inte alltid enkelt – du behöver kanalisera medarbetarnas passion och kreativitet på ett riktat sätt. Se också till att företagets värderingar andas tillväxt, lärande och innovation.
Ett tydligt resultat från vår enkätundersökning* är att organisationer som själva beskriver sig som innovativa och öppensinnade och där medarbetare utforskar alternativ för framtiden presterar mycket bättre på alla självrapporterade framgångsindikatorer. Således är den andra nyckeln till framgång att vårda en lärande kultur.

3. Eliminera krångel


Ny teknik innebär alltid en del växtvärk, det är naivt att tro något annat.
Framgångsrika organisationer är medvetna om dessa utmaningar och snabba med att adressera tekniska svårigheter, buggar eller suboptimala lösningar. Att implementera teknik som skapar hinder – som nya datorer som hänger sig eller otydliga gränssnitt – gör mer skada än nytta.
Den tredje nyckeln till framgång handlar alltså om att identifiera teknologiska problem så snart de uppstår och vara snabb med att åtgärda dem. IT-problem drar ner engagemanget hos medarbetare och dränerar dem på deras arbetslust. En tidigare studie av Kairos Future och Pion Group visar att medarbetare som slipper teknikkrångel upplever dubbelt så stor tillfredsställelse i sitt arbete och är mindre benägna att byta jobb än de som regelbundet måste hantera teknikstrul.

4. Gör informationen tillgänglig


För att använda digital teknik effektivt måste kommunikationen vara enkel, direkt och sömlös. Detta kan verka självklart – internet är i sig ett kommunikationsverktyg – men enkel åtkomst till information är ingen garanti bara för att digitala verktyg finns implementerade i en organisation. Att se till att information kan flöda obehindrat, och framför allt, att rätt information är tillgänglig för den person som behöver den vid rätt tillfälle, kan vara en stor utmaning även för organisationer som kommit långt i sitt digitaliseringsarbete. Att sortera information och göra den lätt att hitta, använda och komma åt är ingen liten bedrift. Och alltmer komplicerat blir det när informationsbehovet ska balanseras mot behovet av cybersäkerhet.
Den fjärde nyckeln till framgång är därför att se till att information görs tillgänglig för beslutsfattare, på alla nivåer i företaget, när det är nödvändigt. Koppla behoven med rätt säkerhetsåtgärder och balansera tillgänglighet och användarvänlighet mot risk – det kan vara utmanande men också nödvändigt. När det gäller möjligheten att dela information utanför organisationens administrativa gränser påverkas prestationen
kraftigt av enkel åtkomst till information.

5. Ge medarbetarna tid!

Avbrott i arbetsflödet ett klart slöseri med tid och produktivitet – men tyvärr är det inte ovanligt på våra arbetsplatser. Många anställda menar faktiskt att de arbetar bättre hemifrån där de slipper störningar från kollegor, chefer och den allmänna röran på kontoret. Samtidigt har spontana möten och interaktioner mellan kollegor ett värde för kreativiteten på arbetsplatsen.

Lösningen är att skapa en miljö där medarbetarna inte störs eller distraheras av onödiga möten eller tråkiga uppgifter som kunde ha automatiserats. De anställda ska ha möjlighet att fokusera på att skapa värde – samtidigt som de har utrymme till spontana möten vid kaffemaskinen eller lunchrummet.

Den femte nyckeln till framgång är alltså att ge medarbetarna tid att fokusera på viktiga uppgifter, genom att aktivt skapa utrymme för det – både virtuellt och fysiskt. Digital ergonomi handlar bland annat om att skapa en digital arbetsmiljö utan avbrott i arbetsflödet – som plötsliga samtal, notifikationer eller mjukvara som plötsligt behöver uppdateras.

Att välja rätt digitala plattformar är lika viktigt som att välja rätt kontorsutrymme. Frekventa störningar kan nämligen bli förödande för verksamheten. Vår enkät visar att av de organisationer som har minimala störningar på arbetsplatsen är en tredjedel (33 procent) toppresterande organisationer – under 3 procent av de lågpresterande kan säga detsamma.

*Tillsammans med Kairos Future har vi genomfört en enkätundersökning besvarad av 126 chefer i svenska organisationer med minst 11 anställda i sin organisation. I datan refererar vi till ”toppresterande företag”, det är de cirka 25 procent av företagen som själva bedömer att de är mycket konkurrenskraftiga jämfört med branschkollegor i flera prestandadimensioner, såsom innovation, behållning av medarbetare eller lönsamhet. 10 % av företagen benämns i stället som ”lågpresterande” då de själva angett att de är mindre konkurrenskraftiga över alla prestandadimensioner. Det har visat sig att självrapporterade uppskattningar av en organisations prestanda är en stark indikator på verklig konkurrenskraft enligt bland andra Venkatraman och Ramanujam. Genom att jämföra ytterligheterna i självrapporterad prestanda kan denna rapport visa mönster som framträder där vissa teknologier korrelerar med konkurrenskraft, även om den inte kan bevisa orsakssamband.