Resultatet i vår Novusundersökning är tydligt: 8 procent har gjort detta flera gånger och 10 procent någon enstaka gång. Frågan ställdes till de 770 personer som använder AI i arbetet. Siffran 18 procent gäller alltså AI-användarna - inte samtliga respondenter.

Det betyder inte att alla har läckt känslig information. Frågan omfattar många typer av arbetsrelaterat material och undersökningen visar inte vad som faktiskt matades in eller vilken tjänst som användes. Men beteendet är en tydlig signal om att företagens styrning och tillgång till godkända verktyg behöver förbättras.

Läs mer om undersökningen

Vad är shadow AI?

Shadow AI är AI-verktyg och AI-användning som sker utan att organisationen har godkänt, konfigurerat eller fått insyn i den. Det kan vara ett privat konto, ett webbläsartillägg eller en ny tjänst som medarbetaren börjar använda för att lösa en uppgift snabbare.

Drivkraften är ofta positiv: medarbetaren vill bli effektivare. Problemet är att företaget kan sakna kontroll över avtal, lagring, åtkomst, träning, loggning, radering och vilka externa funktioner som får tillgång till informationen.

Privat konto och företagskonto är inte samma sak

Ett företagskonto kan ge centralt styrd identitet, administration, loggning, avtalade datavillkor och möjlighet att begränsa funktioner eller anslutningar. Ett privat konto ligger däremot ofta utanför företagets kontroll - även om det råkar användas på en jobbdator.

Säkerheten avgörs inte bara av vilket varumärke som står på tjänsten. Den avgörs av produktversion, avtal, inställningar, behörigheter och hur informationen hanteras. Därför räcker det inte att säga att ett visst AI-verktyg är godkänt. Organisationen behöver definiera vilket konto och vilka funktioner som får användas.

Fyra steg som minskar risken

1. Erbjud ett godkänt alternativ. Om ett säkert verktyg är svårt att få tillgång till kommer medarbetare att söka egna lösningar.

2. Klassificera informationen. Gör det tydligt vad som är offentligt, internt, konfidentiellt och särskilt skyddsvärt - och hur respektive kategori får användas med AI.

3. Skriv regler som går att använda. En bra policy svarar på konkreta frågor: Vilka verktyg och konton är godkända? Vad får matas in? När krävs faktakontroll? Vem ansvarar för resultatet?

4. Utbilda och följ upp. Medarbetarna behöver förstå varför reglerna finns och få säkra arbetssätt för sina verkliga uppgifter. Följ upp användning och incidenter utan att skapa en kultur där problemen döljs.

Öppenhet räcker inte utan tydliga ramar

Samtidigt som privata konton används uppger 90 procent av AI-användarna att de är öppna mot sin chef med att de använder AI. Det är inte nödvändigtvis en motsägelse. En medarbetare kan vara öppen med användningen men ändå sakna besked om vilka konton, informationsslag och funktioner som är godkända.

Det är därför shadow AI inte bara är ett individproblem. Ledningen, IT, säkerhet, juridik och verksamheten delar ansvaret för att skapa tydliga och användbara alternativ.

Källa: Novus, AI-användning bland privata tjänstemän, genomförd på uppdrag av Avoki Group AB, augusti 2026. Bas för frågorna i artikeln: de 770 respondenter som använder AI i arbetet.