Shadow AI – när AI används utanför företagets kontroll
Du har säkert hört talas om ChatGPT, Microsoft Copilot och andra AI-verktyg. Kanske använder du dem redan själv eller så gör dina medarbetare det.
För många företag har AI blivit en naturlig del av arbetsdagen. Någon använder AI för att sammanfatta mötesanteckningar. En annan analyserar ett Excel-ark eller skriver ett första utkast till ett kundmejl.
Problemet är sällan att AI används.
Problemet uppstår när den används utanför företagets godkända verktyg, säkerhetsrutiner och riktlinjer. Det är då vi pratar om Shadow AI.
Vad är Shadow AI?
Shadow AI innebär att medarbetare använder AI-verktyg som inte är godkända eller styrda av organisationen.
Det kan exempelvis handla om att:
✔ använda ChatGPT Free med ett privat konto i arbetet
✔ ladda upp kundinformation i ett AI-verktyg som företaget inte har granskat
✔ använda AI-tjänster för text, bild eller kod utan att IT känner till det
✔ koppla AI-appar till företagets system utan säkerhetsgranskning
Det handlar alltså inte om vilket AI-verktyg som används – utan om att användningen sker utanför företagets kontroll.
Om organisationen däremot använder exempelvis Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise eller en annan godkänd AI-plattform enligt företagets riktlinjer är det inte Shadow AI.
Varför ökar Shadow AI?
Svaret är egentligen ganska enkelt.
AI gör många arbetsuppgifter snabbare och enklare. Medarbetare vill arbeta smartare och lösa sina uppgifter mer effektivt.
När företaget inte erbjuder godkända AI-verktyg eller tydliga riktlinjer hittar många egna lösningar.
Det är sällan ett försök att kringgå regler. Tvärtom handlar det oftast om att få jobbet gjort.
Precis som Shadow IT växer Shadow AI därför fram när verksamhetens behov utvecklas snabbare än organisationens styrning.
Vilka risker innebär Shadow AI?
Att medarbetare använder AI behöver inte vara ett problem. Men okontrollerad användning kan skapa risker som många organisationer underskattar.
Känslig information kan lämna organisationen
Om affärshemligheter, personuppgifter eller kundinformation matas in i publika AI-tjänster kan företaget förlora kontrollen över hur informationen behandlas och lagras.
Svårare att följa regelverk
Många verksamheter omfattas av GDPR, NIS2 eller andra krav på informationssäkerhet. Om AI används utanför företagets styrning blir det svårt att säkerställa efterlevnad.
Olika verktyg ger olika resultat
När varje medarbetare använder sina egna AI-verktyg blir kvaliteten ojämn. Det blir också svårt att veta vilken information som ligger bakom beslutsunderlag, analyser eller kundkommunikation.
Ökad attackyta
Varje nytt verktyg innebär ytterligare en potentiell säkerhetsrisk. Om organisationen saknar insyn blir det betydligt svårare att upptäcka och hantera incidenter.
Är Shadow AI alltid ett problem?
Nej.
Själva användningen av AI är inte problemet. Tvärtom kan AI skapa stora produktivitetsvinster och frigöra tid för mer värdeskapande arbete.
Utmaningen är att skapa rätt förutsättningar.
Att försöka förbjuda AI leder sällan till önskat resultat. Risken är istället att användningen fortsätter – men utan insyn.
De organisationer som lyckas bäst kombinerar innovation med tydliga spelregler.
Fem steg för att minska risken för Shadow AI
1. Ta reda på hur AI används idag
Innan nya regler införs behöver ni förstå nuläget. Vilka AI-verktyg används? Av vilka? Och till vad?
2. Erbjud godkända AI-verktyg
När medarbetare får tillgång till säkra alternativ minskar behovet av att använda egna lösningar.
3. Ta fram en AI-policy
Beskriv vilka verktyg som får användas, vilken information som får delas och vilka rutiner som gäller.
4. Utbilda medarbetarna
De flesta vill göra rätt. Men många känner inte till vilka risker som finns eller hur AI bör användas på ett säkert sätt.
5. Följ upp och utveckla arbetssättet
AI utvecklas snabbt. Därför behöver både riktlinjer och arbetssätt ses över regelbundet.
Vanliga frågor om Shadow AI
-
Nej. Om företaget använder en godkänd lösning, exempelvis ChatGPT Enterprise eller Microsoft 365 Copilot, och användningen omfattas av organisationens riktlinjer är det inte Shadow AI.
-
Nej, inte om organisationen har infört och godkänt lösningen. Däremot kan andra AI-verktyg som används utan IT kännedom klassas som Shadow AI.
-
Det går att begränsa användningen av vissa tjänster, men ett generellt förbud är sällan den bästa lösningen. Ett bättre alternativ är att erbjuda säkra AI-verktyg och tydliga riktlinjer.
AI behöver styrning – inte stoppas
AI kommer att bli en självklar del av framtidens arbetsplats. Frågan är inte om dina medarbetare kommer att använda AI, utan om de gör det på företagets villkor.
Genom att kombinera rätt AI-verktyg med tydliga riktlinjer, utbildning och ett genomtänkt säkerhetsarbete kan ni dra nytta av AI möjligheter utan att tappa kontrollen.
Vill du skapa en säker grund för AI i din verksamhet? Vi hjälper företag att införa AI på ett sätt som stärker både produktiviteten och informationssäkerheten.
Var befinner ni er på er AI-resa?
Att skapa affärsvärde med AI handlar sällan om fler verktyg. Det handlar om att bygga rätt förutsättningar för människor, arbetssätt och teknik att utvecklas tillsammans.
Vill du förstå vad AI kan göra i din verksamhet?
Boka en workshop eller prata med en specialist.