När Teams ligger nere räcker inte telefonen

– så säkrar du verksamhetens möten

De flesta av oss tar det för givet. Ett klick på en kalenderinbjudan och mötet är igång, med bild, chatt, dokumentdelning och ljud. Microsoft Teams och liknande plattformar har blivit en självklar del av arbetsdagen för många företag och organisationer i Norden.

Men vad händer när plattformen plötsligt ligger nere?

Händelser som Microsofts driftstörningar, som rapporterats av Aftonbladet, påminner oss om hur sårbara vi är när digital infrastruktur inte fungerar som den ska. Och det väcker en obekväm men nödvändig fråga för alla organisationer: Är vi rustade för ett omfattande driftstopp?

Om Teams ligger nere behöver organisationen en alternativ kommunikationsväg som fungerar oberoende av den ordinarie plattformen. En genomtänkt redundansstrategi kan minska risken för avbrott i verksamhetskritiska möten och samarbeten.

Vad händer om Teams ligger nere – räcker det med telefon?

När ett molnbaserat samarbetsverktyg drabbas av ett omfattande driftstopp kan stora delar av verksamheten stanna upp. Den instinktiva krisplanen för många har historiskt varit enkel: "Vi ringer varandra på telefonen i stället."

Men i dagens arbetsliv räcker inte alltid ett vanligt telefonsamtal.

  • Förlust av sammanhang och information: Ett telefonsamtal ger inte samma tillgång till möteshistorik, integrerade dokument, whiteboard-anteckningar eller möjligheten att dela skärm för att snabbt hantera en uppkommen situation.

  • Svårare samordning: Att försöka samordna en krisgrupp, leda en kommunikationsinsats eller fatta affärskritiska beslut enbart via röstsamtal kan skapa flaskhalsar och fördröja viktiga beslut.

Telefonen fungerar som en reservlösning för enklare röstkontakt, men den kan sällan ersätta alla funktioner som organisationer är vana vid när de samarbetar digitalt i realtid.

Hur påverkar geopolitik och dataskydd våra digitala möten?

Utöver tekniska driftstopp står organisationer inför en annan, minst lika viktig utmaning: det geopolitiska landskapet och frågor kring datasuveränitet.

När frågor väcks kring vem som egentligen äger, lagrar och kontrollerar den information som passerar genom molntjänster ställs organisationer inför svåra val.

Hur säkerställer du att känsliga interna möten, strategidiskussioner och skyddad information hanteras på ett säkert sätt? Och hur påverkas din organisation av utländsk lagstiftning när information lagras eller behandlas i globala molntjänster?

Att enbart förlita sig på standardkonfigurationer i publika moln är inte alltid tillräckligt. Organisationer behöver se över hur informationen skyddas, vem som har tillgång till den och vilka krav som ställs på datalagring och säkerhet.

Samtidigt behöver verksamheten fungera även när en enskild tjänst blir otillgänglig. Därför är både dataskydd och redundans viktiga delar av en långsiktig IT-strategi.

Hur skapar du säkra möten med inbyggd redundans?

Hur skyddar du verksamhetens information och ser samtidigt till att viktiga möten och samarbeten kan fortsätta även vid ett driftstopp?

Det är här behovet av säkra och genomtänkta IT-lösningar blir tydligt.

På Avoki har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att bygga säker och tillförlitlig IT-infrastruktur. Genom lösningar för dataskydd, IT-säkerhet och redundans hjälper vi våra kunder att minska sårbarheten och skapa bättre förutsättningar för kontinuitet.

Med exempelvis georedundanta datacenter, avancerade säkerhetslösningar och genomtänkta backup- och återställningsstrategier kan risken för driftstörningar och dataförlust minska.

Men redundans handlar inte bara om infrastrukturen. För att kunna fortsätta hålla digitala möten när en plattform ligger nere behövs också alternativa kommunikationsvägar som inte är beroende av samma tjänst.

Även om telefonen kan fungera som ett krisverktyg behöver många organisationer mer än så. Med rätt planering och teknik kan du skapa bättre förutsättningar för säker kommunikation, videomöten och samarbete även när den ordinarie lösningen inte fungerar.

Checklista: Så säkrar du organisationens digitala möten

Vet du vad som händer med verksamheten om er primära mötesplattform ligger nere en hel dag? Identifiera vilka möten och kommunikationsflöden som är verksamhetskritiska.

Se över var organisationens information lagras, vem som har åtkomst till den och hur den skyddas mot externa hot och förändrade regelverk.

Gå bort från tanken att en extra telefon alltid räcker. Se över behovet av säkra, alternativa kommunikationsvägar för röst, video och informationsdelning som fungerar oberoende av er primära mötesplattform.

Har ni övat på att kommunicera och samarbeta utan er ordinarie mötesplattform? En reservlösning gör nytta först när medarbetarna vet hur den ska användas.